EEOC publie de nouvelles directives sur les vaccins COVID-19 pour les employeurs

Le 28 mai 2021, l'Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) des États-Unis a publié de nouvelles directives sur le vaccin COVID-19 à l'intention des employeurs. Bien que les FAQ mises à jour n'abordent pas la conformité avec les directives les plus récentes sur les masques des Centers for Disease Control and Prevention (CDC), l'EEOC couvre divers sujets utiles, notamment les incitations pour les employés qui se font vacciner, la confidentialité des dossiers de vaccination, la vaccination de sous-ensembles d'employés et plus encore. . Les nouvelles directives s'appuient sur les directives du CDC sur les vaccins de mai 2021 et les précédentes FAQ sur les vaccins de l'EEOC.

Vous trouverez ci-dessous un résumé des sections clés des nouvelles directives qui traitent des problèmes que l'EEOC n'a pas été clairs ou n'a pas expressément résolus dans les publications précédentes.

Mandats de vaccination. L'EEOC déclare maintenant expressément que, sous réserve de considérations d'aménagement raisonnable en vertu du titre VII et de la loi sur les Américains handicapés (ADA), les lois fédérales sur l'EEO n'empêchent pas un employeur d'exiger tout les employés qui entrent physiquement sur le lieu de travail pour se faire vacciner contre la COVID-19. Voir les questions K.1, K.5, K.6 et K.12. Selon l'EEOC, "ces principes s'appliquent si un employé reçoit le vaccin dans la communauté ou de l'employeur". Cependant, l'EEOC note qu'il est possible qu'une exigence de vaccin obligatoire puisse avoir un impact disparate sur une classe protégée car "certains individus ou groupes démographiques peuvent être confrontés à des obstacles plus importants pour recevoir une vaccination COVID-19 que d'autres". Voir Question K.1.

Aménagements raisonnables. Les directives de l'EEOC fournissent plus de détails sur la façon de déterminer si un employé représente une « contrainte excessive » ou une « menace directe », de sorte qu'un employeur ne peut pas tenir compte d'un handicap (ou, de la même manière, de la croyance religieuse sincère d'un individu). Les considérations pertinentes peuvent inclure la proportion d'employés sur le lieu de travail qui sont déjà partiellement ou entièrement vaccinés contre le COVID-19 et « l'étendue des contacts des employés avec des non-employés, dont le statut vaccinal pourrait être inconnu ou qui pourraient ne pas être éligibles pour le vaccin ». Voir les questions K.5, K.6 et K.12.

Selon l'EEOC, les employeurs doivent toujours potentiellement accueillir les personnes entièrement vaccinées s'ils demandent un accommodement pour un handicap sous-jacent en raison de « une inquiétude persistante qu'il ou elle fait face à un risque accru de maladie grave due à une infection au COVID-19, malgré le fait qu'il soit vacciné ». Par exemple, certaines personnes immunodéprimées peuvent encore avoir besoin d'aménagements raisonnables car leur état peut signifier que les vaccins peuvent ne pas offrir la même mesure de protection que les autres personnes vaccinées. Voir la question K.11.

Confidentialité. L'EEOC déclare expressément que les informations sur le statut vaccinal d'un employé sont considérées comme des «informations médicales confidentielles» en vertu de l'ADA. Comme toutes les informations médicales, elles doivent rester confidentielles et stockées séparément du dossier personnel papier ou électronique de l'employé. Malheureusement, avec cette règle générale à l'esprit, l'EEOC a ne pas encore offert des conseils aux employeurs sur la façon d'identifier facilement le statut vaccinal des employés sur le lieu de travail afin d'appliquer les mandats de masque en cours pour les travailleurs non vaccinés (par exemple, via un badge ou un autre identifiant extérieur). Voir la question K.4.

Enquêtes de l'employeur. Les employeurs peuvent demander aux employés s'ils ont obtenu le vaccin d'un tiers dans la communauté (pharmacie, médecin personnel, etc.), et cette question n'est pas une « enquête liée au handicap ». De même, les employeurs peuvent demander aux employés de fournir des documents ou une autre confirmation de la vaccination provenant de ces sources sans que la demande ne soit une « enquête liée au handicap ». Voir les questions K.9 et K.15.

Vaccins administrés par l'employeur. Les employeurs ou leurs agents peuvent proposer des vaccinations volontaires à certains groupes d'employés et pas à d'autres (par exemple, les employés de bureau ou de réunion), tant que l'employeur ne fait pas de discrimination dans l'offre en fonction d'une classe protégée ou ne viole pas d'autres lois EEO. Voir la question K.10.

Incitatifs aux vaccins. Les employeurs peuvent offrir des incitations aux employés pour qu'ils fournissent volontairement des documents ou une autre confirmation qu'ils ont reçu un vaccin d'un fournisseur de vaccins tiers. Voir les questions K.16 et K.18. De plus, les employeurs peuvent offrir des incitatifs aux employés qui reçoivent volontairement un vaccin administré par l'employeur ou son mandataire, tant que l'incitation (qui comprend à la fois des récompenses et des pénalités) n'est pas assez importante pour être coercitive. Parce que les vaccinations exigent que les employés répondent à des questions de dépistage liées au handicap avant la vaccination, l'EEOC affirme qu'une grande incitation pourrait pousser les employés à se sentir obligés de divulguer des informations médicales protégées. Voir les questions K.17 et K.19. L'EEOC note en outre ce qui suit :

  • Les employeurs peuvent ne pas offrir une incitation à un employé en échange de la vaccination d'un membre de la famille de l'employé par l'employeur ou son agent, car poser les questions de dépistage médical du membre de la famille « conduirait à la réception par l'employeur d'informations génétiques sous la forme d'antécédents médicaux familiaux de l'employé », et la loi sur la non-discrimination en matière d'informations génétiques interdit aux employeurs d'offrir des incitations en échange d'informations génétiques. Il n'est pas clair si EEOC maintiendrait la même position si le membre de la famille n'était pas génétiquement lié à l'employé. Voir la question K.20
  • Cependant, les employeurs mai offrir de vacciner les membres de la famille (c'est-à-dire apparemment même si l'employeur ou son mandataire administre les vaccins) sans pour autant offrir un incitatif à l'employé. Voir la question K.21. Malgré cela, selon l'EEOC, les employeurs ne doivent pas obliger les employés à faire vacciner les membres de leur famille et ne doivent pas pénaliser les employés si les membres de leur famille décident de ne pas le faire. Les employeurs doivent également s'assurer que toutes les informations médicales obtenues des membres de la famille au cours du processus de dépistage sont utilisées uniquement dans le but de fournir la vaccination, sont confidentielles et ne sont pas fournies aux gestionnaires, superviseurs ou autres qui prennent des décisions d'emploi pour les employés. Enfin, les employeurs doivent s'assurer qu'ils obtiennent une autorisation préalable, volontaire et écrite du membre de la famille avant de lui poser des questions sur son état de santé

Mise à jour des directives OSHA sur les vaccins. En plus des nouvelles directives de l'EEOC sur les vaccinations, l'Administration fédérale de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) a également mis à jour son message sur les vaccins. Auparavant, l'OSHA déclarait qu'un employeur devait enregistrer une réaction indésirable à un vaccin COVID-19 dans ses journaux OSHA 300 si l'employeur exigeait que les employés soient vaccinés et que la réaction indésirable répond à d'autres critères. Maintenant, l'OSHA a annoncé que, parce qu'il ne veut pas sembler décourager les vaccins, l'OSHA n'appliquera pas les exigences d'enregistrement jusqu'en mai 2022.