Le 28 mai 2021, la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (« EEOC ») a fourni des éclaircissements tant attendus sur la capacité d'un employeur à offrir des incitations à ses employés pour qu'ils se fassent vacciner contre le COVID-19. Cette nouvelle orientation fournit une orientation bienvenue aux entreprises qui cherchent à encourager les travailleurs à se faire vacciner plutôt que d'adopter une politique de vaccination obligatoire. Un résumé des directives de l'EEOC sur les incitations vaccinales, ainsi que d'autres nouvelles mises à jour des directives précédentes de l'EEOC relatives aux vaccins, sont fournis ci-dessous.
Incitatifs vaccinaux
L'EEOC identifie les options suivantes permettant aux employeurs d'offrir à leurs travailleurs des incitations à la vaccination en vertu de l'Americans with Disabilities Act (« ADA ») :
Les employeurs peuvent offrir des incitations aux employés pour qu'ils fournissent volontairement des documents ou une autre confirmation de vaccination reçus d'un tiers indépendant (par exemple, une pharmacie, un fournisseur de soins de santé personnel ou une clinique publique). Cependant, toute information ou documentation recueillie doit être conservée de manière confidentielle en vertu de l'ADA.
Les employeurs peuvent également offrir des incitations aux employés pour qu'ils reçoivent volontairement un vaccin administré par l'employeur ou son agent, tant que l'incitation n'est « pas assez importante pour être coercitive ». Bien que l'EEOC n'aille pas jusqu'à définir « substantiel », il explique qu'« une très grande incitation pourrait pousser les employés à se sentir obligés de divulguer des informations médicales protégées » lorsqu'ils répondent aux questions de dépistage médical pré-vaccination de l'employeur.
Bien que les employeurs puissent offrir à un membre de la famille d'un employé la possibilité de se faire vacciner si certaines conditions sont remplies, les employeurs ne peuvent pas exiger que les membres de la famille soient vaccinés et ne devraient pas offrir aux employés d'incitations pour la vaccination des membres de la famille.
Informations médicales confidentielles
Dans ses directives mises à jour, l'EEOC indique que l'ADA exige qu'un employeur préserve la confidentialité des informations médicales des employés, y compris la documentation ou toute autre confirmation de la vaccination COVID-19, quel que soit l'endroit où l'employé se fait vacciner. Par conséquent, bien que les employeurs puissent exiger des employés qu'ils fournissent une preuve de vaccination (c'est-à-dire qu'il ne s'agit pas d'une « enquête liée au handicap »), cette information doit être conservée de manière confidentielle et distincte du dossier personnel de l'employé.
Aménagements raisonnables
L'EEOC a réitéré que si un employé ne peut pas se faire vacciner en raison d'un handicap ou d'une croyance religieuse, l'employeur ne peut exiger le respect d'une politique de vaccination obligatoire à moins qu'il ne puisse démontrer que l'individu constituerait une « menace directe » pour la santé et la sécurité de l'employé. ou d'autres personnes sur le lieu de travail. Cette détermination devrait être basée sur la prise en compte de quatre facteurs précédemment identifiés par l'EEOC, et "devrait être basée sur un jugement médical raisonnable qui s'appuie sur les connaissances médicales les plus récentes sur COVID-19", y compris le niveau de propagation dans la communauté, les déclarations de le CDC et/ou les déclarations du fournisseur de soins de santé de l'employé. L’employeur doit également tenir compte de l’environnement de travail spécifique du salarié.
Si l'employeur détermine que l'individu constituerait une menace directe, il doit alors déterminer si un aménagement raisonnable réduirait ou éliminerait cette menace, à moins que cela ne présente une « contrainte excessive » pour l'employeur. L'EEOC fournit des exemples spécifiques d'aménagements potentiels, notamment le port d'un masque facial, la distanciation sociale, le travail par quart de travail modifié, la modification de l'environnement de travail (par exemple, l'augmentation de la ventilation, la limitation des contacts avec les autres), le télétravail ou, en dernier recours, réaffectation à un poste vacant dans un autre espace de travail.
Enfin, l'EEOC avertit que les employeurs devraient envisager toutes les options avant de refuser une demande d'accommodement, et que la considération de « difficulté excessive » peut être affectée par le taux de vaccination de la main-d'œuvre et l'étendue des contacts des employés avec des non-employés (dont le statut de vaccination peut être inconnu).
Grossesse
Les directives de l'EEOC clarifient également que les employés qui ne sont pas vaccinés en raison d'une grossesse peuvent également avoir droit à certains aménagements en vertu du titre VII si l'employeur apporte des modifications ou des exceptions pour d'autres employés "qui sont similaires dans leur capacité ou leur incapacité à travailler". Ces modifications peuvent être les mêmes que les aménagements identifiés ci-dessus pour les employés en raison d'un handicap ou d'une croyance religieuse.
Autorisation d'utilisation d'urgence
L'EEOC a refusé de donner un aperçu des implications juridiques de l'autorisation d'utilisation d'urgence pour les trois vaccins COVID-19 disponibles à ce jour, indiquant que «La compétence de l'EEOC est limitée aux lois fédérales sur l'EEO.... " L'EEOC a toutefois renforcé que les lois fédérales sur l'EEO n'empêchent pas un employeur d'exiger que les employés soient vaccinés comme condition d'entrée sur le lieu de travail, sous réserve des exigences d'aménagement raisonnable en vertu du titre VII et de l'ADA (et d'autres considérations EEO discutées dans ses directives ).
Guide de masque CDC mis à jour
L'EEOC a reconnu les directives récemment mises à jour du CDC exemptant les personnes entièrement vaccinées des exigences de masquage, et a indiqué que l'EEOC examinait l'impact de ces directives du CDC sur les propres directives COVID-19 de l'EEOC fournies à ce jour. En conséquence, nous pourrions bientôt voir d'autres mises à jour de l'assistance technique de l'EEOC. Pour les propres conseils de Polsinelli sur la réponse aux directives de masque mises à jour du CDC, voir ici.
© Polsinelli PC, Polsinelli LLP en CalifornieNational Law Review, Volume XI, Numéro 153