De nombreuses entreprises ont élaboré des politiques visant à fournir des aménagements raisonnables aux employés qui refusent de se faire vacciner contre la COVID-19 pour des raisons religieuses ou liées à un handicap. Les employeurs ne devraient pas oublier que les travailleurs entièrement vaccinés peuvent également avoir besoin de mesures d'adaptation.
"Bien qu'il semble y avoir une lumière au bout du tunnel pour la pandémie de COVID-19 aux États-Unis, les employeurs doivent toujours faire preuve de prudence avant d'essayer de ramener leurs opérations à la normale", a noté Andrew Turnbull, avocat chez Morrison & Foerster à Washington, DC
Dans des directives récemment mises à jour, l'Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) des États-Unis a rappelé aux employeurs de traiter les demandes d'accommodement raisonnable des employés entièrement vaccinés conformément à l'Americans with Disabilities Act (ADA).
"Juste parce qu'un employé est vacciné, cela ne change vraiment pas l'exigence pour un employeur de s'engager dans le processus interactif avec un employé pour déterminer si l'employé a une condition qui est considérée comme un handicap en vertu de l'ADA et si un aménagement raisonnable est nécessaire pour aider l'employé à être en mesure d'accomplir les fonctions essentielles du travail », a expliqué Tina Bengs, avocate chez Ogletree Deakins à Valparaiso, Ind.
En plus des aménagements en vertu de l'ADA, les employés peuvent avoir le droit de prendre un congé en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA) ou des lois nationales et locales pour prendre soin d'eux-mêmes ou d'un parent couvert.
Les employeurs sont également libres d'offrir des logements et des modalités de travail flexibles au-delà de ce que la loi exige, a noté Raquel Alvarenga, avocate chez Haynes and Boone à Dallas. Cependant, l'EEOC avertit que les employeurs qui fournissent volontairement de tels aménagements et flexibilités ne peuvent pas discriminer les employés sur la base d'une caractéristique protégée, telle que l'âge, le handicap, l'origine nationale, la race, la religion ou le sexe.
Explorer les accommodements raisonnables
L'EEOC prévient que certains travailleurs entièrement vaccinés peuvent encore avoir besoin d'un hébergement. "Bien que les informations médicales actuelles suggèrent que les chances sont très faibles pour un individu entièrement vacciné de subir des effets indésirables du COVID-19, il est toujours possible que l'individu puisse avoir de graves conséquences sur sa santé", a expliqué Turnbull.
L'EEOC a déclaré qu'un vaccin peut ne pas offrir à certaines personnes immunodéprimées la même mesure de protection qu'aux autres personnes vaccinées. L'agence a également indiqué que les employés souffrant de problèmes de santé mentale, tels que l'anxiété, le trouble de stress post-traumatique et le trouble obsessionnel-compulsif, peuvent avoir besoin de mesures d'adaptation en raison de leurs craintes liées au COVID-19, même s'ils sont entièrement vaccinés.
"L'employeur devrait s'engager dans un processus interactif pour déterminer s'il existe un besoin d'aménagement raisonnable lié au handicap", a déclaré l'EEOC. "Ce processus comprend généralement la recherche d'informations auprès du fournisseur de soins de santé de l'employé - avec le consentement de l'employé - expliquant pourquoi un aménagement est nécessaire."
La question clé que les employeurs doivent décider est de savoir si un accommodement est raisonnable et permettra à l'employé d'exercer les fonctions essentielles du poste, a noté Bengs. Si l'employé souhaite télétravailler, mais qu'un accord de travail à distance ne lui permet pas d'accomplir toutes les fonctions essentielles de son travail ou causerait une contrainte excessive à l'employeur, a-t-elle déclaré, l'employeur peut envisager d'autres mesures d'adaptation, telles que :
- Nettoyage plus fréquent de l'espace de travail
- Un espace de travail privé situé plus loin des autres
- Une entrée de bâtiment séparée qui n'oblige pas l'employé à traverser des zones peuplées
"Concentrez-vous sur l'objectif, qui est de trouver une solution qui permet à l'employé d'effectuer son travail de manière sûre et efficace", a recommandé Bengs. « Si cet objectif peut être raisonnablement atteint, alors c'est un « gagnant-gagnant » pour l'employé et l'entreprise. »
Marian Zapata-Rossa, avocate chez Snell & Wilmer à Phoenix, a déclaré que les employeurs devraient maintenir un dialogue ouvert avec les employés pour clarifier leurs véritables préoccupations et déterminer une réponse appropriée.
Prendre soin des membres de la famille
Un employeur est-il tenu d'approuver une demande de travail à domicile si un employé entièrement vacciné est préoccupé par un membre du ménage qui appartient à une catégorie à haut risque ou un enfant qui n'est pas assez vieux pour recevoir un vaccin contre la COVID-19 ?
Dans ses dernières directives, l'EEOC indique clairement que les employeurs n'ont aucune obligation de fournir des aménagements raisonnables, y compris des arrangements de télétravail, aux employés qui demandent de tels aménagements en fonction des besoins liés au handicap d'un membre de la famille, a expliqué Alvarenga.
Mais les employeurs ne peuvent pas discriminer ou harceler les employés en raison de leur association avec une personne handicapée, a noté Zapata-Rossa. De plus, en vertu de la loi sur la non-discrimination en matière d'information génétique, il est interdit aux employeurs de poser aux employés des questions médicales sur les membres de leur famille. "En tant que tels, les employeurs voudront éviter de fouiller dans cette information", a-t-elle déclaré.
Les employeurs doivent noter que prendre des congés pour s'occuper d'un parent peut être couvert par d'autres lois fédérales, étatiques ou locales, telles que la FMLA et les ordonnances de congé de maladie payé. Les mandats de congés de maladie payés liés à COVID-19 aux niveaux national et local peuvent avoir des exigences différentes de l'employeur ou des raisons pour lesquelles un congé peut être pris.
Les employeurs voudront donc évaluer si des exigences au-delà de l'ADA s'appliquent avant de refuser une demande d'accommodement, a déclaré Zapata-Rossa.
Politiques flexibles
La règle générale pour les employeurs est de s'assurer que toutes les politiques et procédures sont appliquées uniformément pour tous les employés, à moins qu'une loi n'exige une exception, a noté Bengs. Dans cet esprit, a-t-elle déclaré, de nombreux employeurs sont allés au-delà pendant la pandémie pour trouver des solutions créatives qui permettent aux employés de se sentir en sécurité tout en veillant à ce que le travail soit terminé.
Patrick Dennison, avocat chez Fisher Phillips à Pittsburgh, a noté que la pandémie a changé le paysage du télétravail, et de nombreuses entreprises proposent des modalités de travail à distance en cours pour attirer des employés. "Si les employeurs ont l'intention d'être flexibles et de s'adapter au-delà de ce qui est légalement requis, ils doivent s'assurer que ces aménagements sont effectués de manière cohérente et non discriminatoire", a-t-il déclaré.
Turnbull a suggéré que les employeurs procèdent à une évaluation de leur main-d'œuvre afin de déterminer s'ils peuvent offrir aux employés dans certains domaines ou postes des options flexibles. Une fois l'évaluation effectuée, a-t-il déclaré, les employeurs devraient clairement communiquer la politique et informer les employés de la façon de se qualifier.
Les employeurs devraient également envisager de confier à un seul décideur ou service toutes les demandes d'adaptation. "Cela contribuera à garantir que les aménagements sont traités de manière cohérente et à réduire le risque de traitement disparate de telles demandes", a déclaré Turnbull.
