Mise à jour de l'EEOC sur les pratiques en milieu de travail liées aux vaccinations COVID-19

L'EEOC a récemment mis à jour ses directives relatives à l'intersection des lois sur la discrimination dans l'emploi et des vaccinations contre le COVID-19. En plus de définir davantage la portée des incitations légales à la vaccination, la mise à jour clarifie que, sous réserve de certaines mises en garde, les employeurs peuvent : (1) imposer des vaccins COVID-19 pour les employés et (2) demander aux employés de divulguer leur statut vaccinal. La mise à jour fournit aux employeurs un contexte utile pour évaluer les politiques du lieu de travail liées à la COVID-19. Dans le même temps, il appelle à poursuivre l'examen de l'impact des vaccinations contre le COVID-19 sur la sécurité et la conformité au travail.

Les employeurs peuvent exiger que les employés soient vaccinés.

Confirmant notre analyse antérieure, l'EEOC indique désormais explicitement que les lois fédérales sur l'emploi permettent à un employeur d'exiger que tous les employés entrant physiquement sur le lieu de travail soient vaccinés contre le COVID-19. Cependant, les employeurs doivent toujours se conformer aux dispositions relatives aux aménagements raisonnables des lois applicables, à savoir l'Americans with Disabilities Act (ADA) et le titre VII.

Les employeurs doivent être conscients de ce fait que certaines personnes ou groupes sont confrontés à des obstacles plus importants pour recevoir un vaccin COVID-19 et sont plus susceptibles d'être négativement affectés par une exigence de vaccin. De plus, les employeurs doivent prêter une attention particulière aux lois nationales et locales, qui peuvent imposer des restrictions supplémentaires sur les exigences de vaccination sur le lieu de travail.

Les employeurs doivent raisonnablement accommoder les employés qui ne peuvent ou ne veulent pas se faire vacciner en raison de leur handicap ou de leur religion.

En vertu de l'ADA, les employeurs doivent accommoder les employés ayant un handicap qui les empêche de se faire vacciner contre la COVID-19, à moins que l'accommodement ne pose une contrainte excessive. Un employeur ne peut exiger la conformité d'un tel employé à moins qu'il démontre que l'employé non vacciné constituerait une menace directe pour la santé et la sécurité de l'employé ou d'autres personnes sur le lieu de travail.

Une détermination de « menace directe » exige que les employeurs procèdent à une évaluation individualisée. La mise à jour fournit des facteurs réels que les employeurs doivent prendre en compte pour prendre une telle décision : (1) la durée du risque ; (2) la nature et la gravité du préjudice potentiel ; (3) la probabilité qu'un dommage particulier se produise; (4) l'imminence du préjudice potentiel ; et (5) le type d'environnement de travail. En évaluant le type d'environnement de travail, les employeurs peuvent considérer des facteurs tels que : (1) si l'employé travaille seul ou avec d'autres ; (2) si l'employé travaille à l'intérieur ou à l'extérieur; (3) la ventilation disponible; (4) la fréquence et la durée de l'interaction directe que l'employé a généralement avec d'autres employés et/ou des non-employés ; (5) le nombre de personnes partiellement vaccinées sur le lieu de travail ; (6) si d'autres employés portent des masques ou subissent des tests de dépistage de routine ; et (7) l'espace disponible pour la distanciation sociale.

La détermination doit être basée sur un « jugement médical raisonnable qui s'appuie sur les connaissances médicales les plus récentes sur COVID-19 », qui peut inclure : (1) le niveau de menace pour la communauté au moment de l'évaluation ; (2) des déclarations du CDC ; (3) le fournisseur de soins de santé de l'employé, avec le consentement de l'employé.

Si l'évaluation montre qu'un employé handicapé non vacciné constitue une menace directe pour lui-même ou pour les autres, les employeurs doivent déterminer si un aménagement raisonnable, en l'absence de contrainte excessive, réduirait ou éliminerait cette menace. Les employeurs peuvent s'appuyer sur les recommandations du CDC pour décider s'il existe un aménagement efficace disponible qui ne poserait pas de difficultés excessives. En ce qui concerne les aménagements raisonnables potentiels, l'EEOC propose les exemples non exclusifs suivants :

[R]obliger l'employé à porter un masque, à travailler en quarts de travail décalés, à apporter des modifications à l'environnement de travail (comme améliorer les systèmes de ventilation ou à limiter les contacts avec d'autres employés et non-employés), à autoriser le télétravail si possible ou à réaffecter l'employé à un poste vacant dans un autre espace de travail.

En vertu du titre VII, les employeurs doivent fournir aux employés, qui ont sincèrement une croyance, une pratique ou une observance religieuse qui les empêche de se faire vacciner contre la COVID-19, un aménagement raisonnable, à moins que l'aménagement ne pose une contrainte excessive. Une demande d'accommodement religieux d'un employé qui souhaite attendre qu'une version alternative ou une marque spécifique du vaccin COVID-19 soit disponible doit être traitée selon les mêmes normes applicables aux autres demandes d'accommodement énoncées ci-dessus. Les employeurs doivent s'engager dans un processus interactif pour trouver un aménagement raisonnable et doivent examiner attentivement toutes les possibilités, y compris le télétravail et la réaffectation. Les employeurs peuvent s'appuyer sur les recommandations du CDC pour décider s'il existe un aménagement raisonnable disponible.

La définition de la religion au titre VII est large et l'EEOC suggère que les employeurs « devraient normalement supposer que la demande d'un employé pour un accommodement religieux est fondée sur une croyance, une pratique ou une observance religieuse sincère. Cependant, si un employé demande un accommodement religieux et qu'un employeur est au courant de faits qui fournissent une base objective pour remettre en question la nature religieuse ou la sincérité d'une croyance, pratique ou observance particulière, l'employeur serait justifié de demander un soutien supplémentaire informations."

Les employeurs doivent être prêts à traiter les demandes d'exemption des employés incapables ou refusant de se faire vacciner en raison d'une grossesse.

Les employeurs peuvent exiger que les employées enceintes se fassent vacciner. En vertu du titre VII, tel que modifié par la loi sur la discrimination en matière de grossesse, les employées enceintes peuvent demander des ajustements d'emploi ou demander des exemptions d'une exigence de vaccination COVID-19. Une employée enceinte peut également avoir droit à un aménagement raisonnable en vertu de l'ADA. Les employeurs doivent s'assurer qu'une employée enceinte ne fait pas l'objet de discrimination par rapport à d'autres employées ayant une capacité ou une incapacité similaire à travailler. Cela signifie que les employées enceintes qui ne peuvent ou ne veulent pas se faire vacciner peuvent avoir droit à des modifications d'emploi (y compris le télétravail), à des modifications des horaires de travail ou des affectations et à des congés, dans la mesure où de telles modifications sont prévues pour d'autres employés dans une situation similaire.

Les employeurs doivent raisonnablement accommoder les employés entièrement vaccinés à risque accru.

La mise à jour introduit un nouveau type de demande d'accommodement impliquant un employé qui est entièrement vacciné contre le COVID-19 mais qui demande un accommodement en raison d'une préoccupation continue de risque accru de maladie grave due à une infection au COVID-19. Par exemple, les personnes entièrement vaccinées qui sont immunodéprimées peuvent avoir besoin d'aménagements raisonnables, car le vaccin peut ne pas leur offrir le même niveau de protection que les autres.

Ces demandes doivent être traitées conformément aux normes applicables de l'ADA, lorsqu'un employeur s'engage dans un processus interactif pour déterminer s'il existe un besoin d'aménagement raisonnable lié au handicap. "Ce processus comprend généralement la recherche d'informations auprès du fournisseur de soins de santé de l'employé avec le consentement de l'employé expliquant pourquoi un aménagement est nécessaire." S'il y a un besoin démontré, les employeurs doivent explorer les accommodements raisonnables potentiels qui sont disponibles en l'absence de contrainte excessive.

Les employeurs doivent garder confidentielles les informations sur la vaccination COVID-19 d’un employé.

L'EEOC a précédemment indiqué que la demande d'un employeur d'auto-divulgation du statut vaccinal par les employés ou la documentation ou toute autre confirmation du statut vaccinal d'un tiers n'est pas un examen médical ou une enquête liée au handicap. Par conséquent, une telle demande ne va pas à l'encontre de l'ADA ou de la Loi sur la non-discrimination en matière d'information génétique (GINA).

Malgré cette position, la mise à jour indique clairement que l'exigence de confidentialité pour les informations médicales des employés trouvées dans l'ADA s'applique à la documentation ou à toute autre confirmation de la vaccination COVID-19. Les employeurs doivent garder cela à l'esprit lorsqu'ils sont confrontés à des demandes de divulgation du statut vaccinal des employés de la part de collègues, de clients ou d'autres tiers. Bien que les lois fédérales sur l'emploi n'empêchent pas les employeurs de demander ou d'exiger des employés qu'ils fournissent des documents ou une autre confirmation de vaccination, cette nouvelle directive confirme que ces informations doivent rester confidentielles et doivent être stockées séparément des dossiers personnels des employés.

Gardez à l'esprit que les informations recueillies par les employeurs qui administrent des vaccins aux employés peuvent être soumises à des exigences de confidentialité supplémentaires en vertu de la loi. Les employeurs qui administrent des vaccins (ou qui passent des contrats avec des tiers pour administrer des vaccins) aux employés doivent consulter un avocat pour déterminer s'ils peuvent être soumis à des obligations légales fédérales ou étatiques supplémentaires.

Conclusion

Les employeurs doivent continuer à se référer aux protocoles du CDC et aux directives de l'EEOC pour déterminer les aménagements raisonnables afin de fournir un lieu de travail sûr et sain à tous les employés. Comme toujours, les employeurs devraient envisager de demander conseil avant de mettre en œuvre une politique de vaccination ou d'exclure un employé du lieu de travail en raison d'un refus de se faire vacciner.

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