Les législateurs californiens ont récemment étendu et élargi les indemnités de congé de maladie payées pour les employés de l'État qui doivent prendre un congé pour certaines raisons liées au COVID-19 - et certaines dispositions de la nouvelle loi peuvent créer des maux de tête administratifs pour les employeurs.
Voici ce que les employeurs doivent savoir sur ce que la loi couvre, comment appliquer le congé rétroactivement et comment les congés pris en vertu de la loi à l'échelle de l'État peuvent chevaucher les congés liés au COVID-19 pris en vertu de la loi fédérale et des ordonnances locales.
Congé élargi
SB 95 est entré en vigueur le 29 mars et offre aux travailleurs admissibles jusqu'à 80 heures de congé de maladie payé supplémentaire jusqu'au 30 septembre. Les employeurs doivent noter que la législation est rétroactive au 1er janvier.
Une loi antérieure sur les congés de maladie payés supplémentaires COVID-19, AB 1867, a expiré en décembre 2020, et SB 95 a étendu le congé pour couvrir plus d'employeurs, plus d'employés et plus de situations, a noté Daryl Landy, un avocat de Morgan Lewis à Costa Mesa. Californie, et Palo Alto, Californie.
La nouvelle législation s'applique aux entreprises de plus de 25 salariés et couvre les salariés «incapables de travailler ou de télétravailler». Le SB 95 couvre les congés pour les raisons suivantes:
- L'employé doit mettre en quarantaine ou s'isoler en vertu d'un ordre ou de directives de certaines autorités nationales ou locales ou des Centers for Disease Control and Prevention (CDC) des États-Unis
- L'employé a été avisé par un fournisseur de soins de santé de se mettre en quarantaine
- L'employé a un rendez-vous pour recevoir un vaccin COVID-19
- L'employé est malade après avoir reçu un vaccin COVID-19 et ne peut pas travailler ou faire du télétravail
- L'employé présente des symptômes du COVID-19 et cherche un diagnostic médical
- L'employé s'occupe d'un membre de la famille couvert qui doit mettre en quarantaine ou s'isoler
- L'employé s'occupe d'un enfant dont l'école ou la garderie est fermée ou indisponible pour des raisons liées au COVID-19 sur les lieux
Lorsqu'un employé demande un congé en vertu du SB 95, l'entreprise ne peut pas exiger de documents médicaux à moins qu'il n'y ait des raisons de croire que l'employé ne dit pas la vérité, a déclaré Jeremy Mittman, un avocat de Mitchell Silberberg à Los Angeles.
En outre, les employeurs ne peuvent généralement pas exiger d'un employé qu'il utilise d'autres congés payés ou non payés, tels que les vacances accumulées ou les congés de maladie, avant d'utiliser le congé SB 95.
Paiements rétroactifs
Le SB 95 s'applique rétroactivement au 1er janvier pour combler l'écart de couverture entre l'expiration de l'AB 1867 et la signature de la nouvelle loi.
Pour les absences survenues entre le 1er janvier et le 28 mars, les entreprises ne doivent effectuer un paiement rétroactif que si les employés demandent un congé SB 95, a expliqué Mittman.
Les employés sont éligibles à un congé rétroactif si l'absence était pour une raison couverte, et s'ils n'ont pas reçu le montant du paiement exigé par la loi de l'État. L'entreprise doit émettre le paiement avant la prochaine période de paie complète.
À titre d'exemple, que se passerait-il si quelqu'un prenait des vacances en janvier 2021 pour demander un diagnostic médical pour les symptômes du COVID-19? Dans cette situation, l'employé pourrait demander à récupérer le temps de vacances, et à la place, l'entreprise paierait pour le temps libre sous SB 95, selon Charles Thompson, un avocat chez Ogletree Deakins à San Francisco.
Contrôle de conformité SB 95Voici quelques dispositions clés du SB 95 que les employeurs devraient revoir :
Rapports sur les relevés de salaire : Le solde des congés de maladie payés SB 95 doit être déclaré sur les talons de paie des employés, séparément du solde des congés de maladie payés réguliers. Une autre option consiste à fournir le solde du SB 95 dans un document séparé.
Calcul du montant du congé : Il existe différentes manières de calculer le nombre d'heures disponibles sous SB 95, selon que l'employé travaille à temps plein ou à temps partiel. Revoir
FAQ 13 à 15 des régulateurs californiens pour déterminer le calcul correct.
Calcul du taux de rémunération : La formule de calcul des indemnités de congé de maladie diffère pour les employés exonérés et non exonérés. Les congés des employés exonérés doivent être calculés de la même façon que les salaires sont calculés pour les autres formes de congés payés, comme les vacances. Consultez la FAQ 16 pour déterminer le calcul correct pour les employés non exonérés.
Envoi des avis requis: Les employeurs couverts doivent afficher une affiche sur le chantier qui fournit des détails sur le SB 95. L'avis peut être envoyé par voie électronique aux employés qui travaillent à distance. Interaction avec les ordonnances locales
De nombreuses localités de Californie ont également leurs propres lois sur les congés de maladie payés liés au COVID-19, notamment Long Beach, la ville et le comté de Los Angeles, Oakland, la ville et le comté de Sacramento, San Francisco, San Jose, le comté de San Mateo. Santa Rosa et comté de Sonoma.
Si un congé local est pris pour une raison également couverte par le SB 95, et que les taux de paiement requis sont les mêmes en vertu de chaque loi, l'employeur peut compter les heures prévues par l'ordonnance locale dans ses exigences SB 95, selon
FAQ du Département des relations industrielles de Californie.
Cependant, une ordonnance locale peut avoir un taux de paiement différent de SB 95. Dans ces circonstances, l'entreprise doit payer le plus élevé des deux taux.
Si un employé prend un congé local pour une raison non couverte par le SB 95, le paiement requis par l'ordonnance locale ne peut pas être appliqué aux obligations SB 95 de l'entreprise, a noté Thompson.
En outre, les employeurs doivent noter que la Division californienne de la sécurité et de la santé au travail (connue sous le nom de Cal / OSHA) a publié une norme temporaire d'urgence obligeant les employeurs à payer les travailleurs exclus du lieu de travail en raison d'une épidémie ou d'une exposition potentielle au COVID-19. Les employeurs peuvent exiger des travailleurs couverts qu'ils épuisent leur congé de maladie payé supplémentaire pour COVID-19 avant de leur accorder un congé payé supplémentaire.
Interaction avec la FFCRA
Les employeurs doivent comprendre l'interaction entre le SB 95 et le Families First Coronavirus Response Act (FFCRA). En vertu de la FFCRA, les entreprises de moins de 500 employés étaient initialement tenues de prévoir un congé pour des raisons liées au COVID-19, mais offrir un tel congé est désormais volontaire. Le programme offre maintenant des crédits d'impôt fédéraux aux employeurs qui accordent un congé jusqu'au 30 septembre.
Les entreprises qui se conforment volontairement à la FFCRA peuvent réclamer le crédit d'impôt et également remplir leurs obligations en vertu de la loi californienne, selon Michelle Barrett Falconer, avocate chez Littler à San Francisco.
Mais ils doivent suivre les procédures correctes, et la raison de la prise de congé doit se chevaucher en vertu du SB 95 et de la FFCRA. L'interaction avec le congé de la FFCRA est un domaine compliqué, a déclaré Hannah Sweiss, avocate chez Fisher Phillips à Los Angeles. Les entreprises doivent se conformer à la loi californienne en payant ce qui est nécessaire, tout en recherchant un crédit d'impôt basé sur le montant exact en dollars, a-t-elle déclaré.
En vertu de la FFCRA, le montant du paiement peut varier. Un employé qui prend un congé pour certaines raisons reçoit jusqu'à 511 $ par jour, tandis que les congés pour d'autres raisons génèrent jusqu'à 200 $ par jour. Pour un employé absent du travail pour des raisons couvertes en vertu du SB 95, le paiement maximal est de 511 $ par jour.
Si un employé prend un congé pour une raison couverte par le SB 95, et que cette raison chevauche une raison couverte par la FFCRA, l'entreprise devrait faire quelques calculs, a déclaré Falconer.
Si le paiement exigé par SB 95 est le même que le montant mandaté par la FFCRA, l'employeur paierait ce montant à l'employé, et l'entreprise pourrait demander un crédit d'impôt fédéral pour le montant total.
En revanche, si le paiement exigé par SB 95 est supérieur au montant spécifié par la FFCRA, l'employeur paierait le montant requis par la loi californienne et l'entreprise ne pourrait demander un crédit d'impôt que pour le montant offert dans le cadre du programme fédéral.
Par exemple, si un employé prenait un congé pour raison de fermeture d'école en vertu du BS 95, l'employeur paierait un montant quotidien maximal de 511 $. En vertu de la FFCRA, le plafond de paiement pour cette raison est de 200 $ par jour.
Dans cet exemple, l'entreprise paierait au travailleur 511 $ par jour, mais l'employeur ne pourrait demander un crédit d'impôt fédéral que pour le montant de 200 $.
"Il y a beaucoup de maths qui vont dans le sens de SB 95 et essayent également de réclamer le crédit d'impôt," a observé Falconer.
Toni Vranjes est un écrivain indépendant à San Pedro, en Californie.
