L'EEOC met à jour les directives concernant les incitations à la vaccination contre le COVID-19 et les aménagements raisonnables
La Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) a mis à jour son document d'orientation « Ce que vous devez savoir sur COVID-19 et l'ADA, la loi sur la réadaptation et les autres lois sur l'EEO » le 28 mai 2021, fournissant des conseils clairs et bienvenus pour les employeurs sur un nombre de problèmes de vaccination. Alors que les employeurs sont aux prises avec des décisions concernant le vaccin COVID-19, les récentes directives sur les points suivants doivent être prises en compte.
Politiques de vaccination obligatoire pour les employés entrant physiquement sur le lieu de travail
Selon l'EEOC, les lois fédérales n'empêchent pas un employeur d'exiger que tous les employés entrant physiquement sur le lieu de travail soient vaccinés contre le COVID-19, sous réserve des dispositions d'aménagement raisonnable du titre VII (aménagements religieux) et de l'ADA (aménagements pour personnes handicapées) et disparates. considérations d'impact discutées ci-dessous. Il est toutefois important de noter que les directives mises à jour ne traitent pas des politiques de vaccination obligatoires contre le COVID-19 pour les travailleurs à distance.
Parallèlement, l'OSHA a pris des mesures pour éviter de dissuader les travailleurs de recevoir des vaccins COVID-19. En vertu des directives précédentes de l'OSHA, si un employeur exigeait que les employés soient vaccinés comme condition d'emploi, toute réaction indésirable au vaccin était considérée comme liée au travail et potentiellement enregistrable dans le journal OSHA 300 de l'employeur en fonction de la gravité de la réaction. Cette directive a été remplacée par une déclaration selon laquelle l'OSHA n'obligera pas les employeurs à enregistrer les effets secondaires des travailleurs de la vaccination COVID-19 jusqu'en mai 2022.
Aménagements raisonnables
Si les employeurs ont une politique de vaccination obligatoire contre le COVID-19, ils doivent également se conformer aux dispositions sur les «aménagements raisonnables» de l'ADA et du titre VII pour les employés qui ne peuvent pas recevoir le vaccin en raison d'un handicap ou de croyances religieuses sincères. Les directives mises à jour offrent quelques suggestions d'aménagement raisonnables, pratiques et non exhaustives, y compris le télétravail, la poursuite du port du masque facial, la distanciation sociale, les changements de quarts, les tests COVID-19 périodiques et/ou la réaffectation. Les directives indiquent également que les employeurs peuvent également avoir besoin d'accommoder les employés qui ne sont pas vaccinés en raison d'une grossesse.
Les employeurs sont avertis de ne pas négliger les besoins d'adaptation raisonnables des employés entièrement vaccinés, y compris ceux qui souffrent de problèmes de santé sous-jacents et qui présentent un risque accru de maladie grave due à COVID-19. L'EEOC conseille aux employeurs de suivre le processus d'adaptation interactif de l'ADA, qui "inclut généralement la recherche d'informations auprès du fournisseur de soins de santé de l'employé avec le consentement de l'employé expliquant pourquoi un accommodement est nécessaire".
Impact disparate
Les directives de l'EEOC rappellent aux employeurs de garder à l'esprit que certaines personnes ou groupes démographiques peuvent être confrontés à des obstacles plus importants que d'autres pour recevoir une vaccination COVID-19, et par conséquent, certains employés peuvent être plus susceptibles d'être affectés négativement par une exigence de vaccination. Les employeurs ayant des politiques de vaccination obligatoires devraient évaluer dans quelle mesure leur politique peut exclure de manière disproportionnée les employés des catégories protégées, notamment la race, la couleur, l'origine nationale et l'âge.
Incitatifs vaccinaux
Les directives mises à jour confirment que les employeurs peuvent offrir des incitations à la vaccination aux employés qui fournissent volontairement des documents confirmant qu'ils ont reçu le vaccin eux-mêmes dans une pharmacie, un service de santé publique ou un autre fournisseur de soins de santé dans la communauté. Un employeur peut également offrir des incitations aux employés pour qu'ils reçoivent volontairement une vaccination administrée par l'employeur ou son agent, mais ces incitations peuvent ne pas être suffisamment importantes pour être coercitives. La justification de l'EEOC est que «[b]Étant donné que les vaccinations exigent que les employés répondent à des questions de dépistage liées au handicap avant la vaccination, une très grande incitation pourrait pousser les employés à se sentir obligés de divulguer des informations médicales protégées. Malheureusement, l'EEOC n'a offert aucun exemple, monétaire ou autre, d'incitations qui pourraient être jugées acceptables ou coercitives.
Les employeurs qui décident d'offrir des incitatifs aux vaccins doivent également tenir compte de la loi sur la non-discrimination en matière d'information génétique (« GINA »). L'EEOC indique que les employeurs "peuvent offrir une incitation aux employés à fournir des documents ou une autre confirmation d'un tiers n'agissant pas au nom de l'employeur, comme une pharmacie ou un service de santé, que les employés ou les membres de leur famille ont été vaccinés" sans violer GINA. Cependant, l'EEOC estime qu'en vertu de la GINA, un employeur ne peut pas offrir d'incitation à un employé en échange de la vaccination d'un membre de la famille d'un employé par l'employeur ou son agent, car cela « exigerait que le vaccinateur demande au membre de la famille questions de dépistage médical sur la vaccination, qui incluent des questions médicales sur le membre de la famille.
Droits de l'employeur à l'information et à la confidentialité
Les employeurs peuvent demander aux employés de fournir une confirmation de leur statut vaccinal COVID-19 (par exemple, un carnet de vaccination ou des dossiers de pharmacie). Si les employeurs choisissent d'obtenir des informations sur la vaccination de leurs employés, ces informations doivent être considérées comme confidentielles conformément à l'ADA et conservées séparément des dossiers personnels des employés.
