Depuis que les vaccins COVID-19 sont devenus facilement accessibles au public, les employeurs se sont enquis de la légalité des politiques de vaccination obligatoires et volontaires ainsi que des programmes d'incitation à la vaccination pour encourager les employés à se faire vacciner. Le 28 mai 2021, la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (« EEOC ») a publié des directives très attendues pour les employeurs expliquant comment les lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi (« EEO ») telles que l'Americans with Disabilities Act (« ADA »), le Information Nondiscrimination Act (GINA) et le titre VII du Civil Rights Act, tel que modifié, entre autres, par le Pregnancy Discrimination Act (« Titre VII ») s'appliquent aux politiques de vaccination, aux programmes d'incitation à la vaccination et aux documents confidentiels des employés relatifs à ces politiques. et programmes (les « orientations mises à jour »).

Les directives mises à jour sont disponibles ici, sous la section K, la section Vaccination, du site Web de l'EEOC sur ce que vous devez savoir sur COVID-19 et l'ADA, la loi sur la réadaptation et d'autres lois sur l'EEO.1 Les principales mises à jour sont les suivantes.

Principes d'antidiscrimination et d'accommodement raisonnable

  • Politiques de vaccination obligatoire pour les employés entrant physiquement sur le lieu de travail – Les employeurs peuvent exiger que tous leurs employés entrant physiquement sur le lieu de travail soient vaccinés contre la COVID-19.

    Si les employeurs ont une politique de vaccination obligatoire contre le COVID-19, ils doivent également se conformer aux dispositions « d'aménagement raisonnable » de l'ADA, du titre VII et d'autres considérations relatives à l'OEE pour les employés qui ne peuvent pas recevoir le vaccin en raison d'un handicap ou d'un - avait une croyance religieuse. Il est toutefois important de noter que les directives mises à jour ne traitent pas des politiques de vaccination obligatoires contre le COVID-19 pour les travailleurs à distance.

  • Impact/traitement disparates avec les politiques de vaccination obligatoire contre la COVID-19 – Les employeurs doivent se rappeler que parce que certaines personnes ou certains groupes démographiques peuvent être confrontés à des obstacles plus importants que d'autres pour se faire vacciner contre la COVID-19, certains employés peuvent être plus susceptibles d'être affectés négativement par une exigence de vaccination.

    En raison de ces préoccupations d'impact disparate, les employeurs peuvent être tenus de répondre aux allégations selon lesquelles une exigence de vaccination COVID-19 facialement neutre et non discriminatoire constitue un impact disparate sur un groupe protégé, comme les minorités. Il serait également illégal pour les employeurs d'appliquer une politique de vaccination obligatoire au COVID-19 aux employés d'une manière qui traite les employés différemment en fonction du handicap, de la race, de la couleur, de la religion, du sexe (y compris la grossesse, l'orientation sexuelle et l'identité de genre), l'origine nationale, l'âge ou des informations génétiques, à moins qu'il n'y ait une raison légitime non discriminatoire.

  • Employées enceintes et vaccinations obligatoires - En vertu du titre VII, un employeur doit s'assurer que les salariées enceintes ne sont pas discriminées par rapport à d'autres salariées similaires dans leur capacité ou incapacité à travailler.

    Par conséquent, une salariée enceinte peut avoir droit à une modification d'emploi, y compris le télétravail, des changements d'horaires de travail ou d'affectation, et à un congé dans la mesure où de telles modifications sont prévues pour d'autres salariées.

  • Le télétravail/la réaffectation comme options d'accommodement raisonnables - Les employés qui ne peuvent pas recevoir le vaccin en raison d'un handicap et/ou de raisons religieuses sincères doivent se voir proposer des aménagements raisonnables pour permettre à l'employé d'être physiquement présent pour effectuer son travail actuel sans constituer une menace directe. Dans le cadre du processus d'accommodement raisonnable, l'employeur doit déterminer si le télétravail est une option pour cet emploi particulier en tant qu'accommodement et, en dernier recours, si une réaffectation à un autre poste est possible.

Programmes incitatifs

  • Programmes d'incitation à la vaccination COVID-19 – Les employeurs peuvent offrir des primes et autres incitations aux employés pour les encourager à se faire vacciner volontairement contre la COVID-19 par un tiers n'agissant pas au nom de l'employeur. Les lois fédérales sur l'EEO n'empêchent ni ne limitent les employeurs d'offrir de telles incitations.
  • Employeurs administrant des vaccins, l'incitation ne doit pas être coercitive – Les employeurs ou leurs agents sur place qui administrent des vaccins à leurs employés peuvent offrir des incitations aux employés pour qu'ils se fassent vacciner, tant que les incitations ne sont pas coercitives.

    Malheureusement, les directives mises à jour ne fournissent pas de détails sur les incitations qui pourraient être coercitives. Étant donné que le dépistage des vaccinations peut comporter des questions qui obligent les employés à répondre à des questions de dépistage liées au handicap, une très grande incitation pourrait pousser les employés à divulguer des informations médicales protégées à leur employeur et être interdite.

Droits de l'employeur à l'information et à la confidentialité

  • Demandes de cartes de vaccination (et autres documents) – Les employeurs peuvent demander aux employés de fournir une confirmation de leur statut vaccinal COVID-19 (par exemple, un carnet de vaccination ou des dossiers de pharmacie).
  • Confidentialité des cartes de vaccination des employés (et autres documents) - Si les employeurs choisissent d'obtenir des informations de vaccination de leurs employés, telles que des cartes de vaccination ou d'autres documents de vaccination, ces informations doivent être considérées comme confidentielles conformément à l'ADA et doivent être conservées séparément des dossiers personnels des employés.
  • Informations pédagogiques - Les employeurs peuvent fournir aux employés et aux membres de leur famille des informations qui les informent sur les vaccins COVID-19 et les sensibilisent aux avantages de la vaccination COVID-19. Les directives mises à jour mettent également en évidence les ressources du gouvernement fédéral disponibles pour les personnes qui recherchent plus d'informations sur la façon de se faire vacciner contre la COVID-19.

Considérations pratiques pour les employeurs

Les employeurs continueront probablement de se demander s'ils devraient ou non avoir une politique de vaccination obligatoire ou volontaire contre le COVID-19 et s'ils devraient ou non offrir une forme d'incitation à leurs employés pour qu'ils se fassent vacciner contre le COVID-19. Pour faciliter les processus décisionnels des employeurs, les considérations suivantes sont importantes à prendre en compte par les employeurs à la lumière des directives mises à jour de l'EEOC :

  1. Si les employeurs ont une politique de vaccination obligatoire, ils doivent s'assurer que leur politique prévoit des aménagements raisonnables en vertu des lois TEE,
  2. Comme meilleure pratique, aviser les employés de la capacité et du processus de demande d'accommodement si les vaccinations sont obligatoires ;
  3. Examiner les directives antérieures de l'EEOC pour déterminer comment accommoder les employés handicapés ou ayant des objections religieuses au vaccin ;
  4. Si les employeurs ont une politique de vaccination obligatoire, ils doivent s'assurer qu'elle n'a pas d'impact disparate sur toute personne en fonction du handicap, de la race, de la couleur, de la religion, du sexe (y compris la grossesse, l'orientation sexuelle et l'identité de genre), l'origine nationale, l'âge ou la génétique. informations;
  5. Si les employeurs administrent eux-mêmes les vaccinations, ils doivent s'assurer que toute incitation fournie à la vaccination n'est pas coercitive ;
  6. Les employeurs doivent conserver les cartes de vaccination des employés et d'autres documents dans le cadre de leur dossier médical confidentiel ;
  7. Le télétravail devrait être envisagé pour les employés handicapés qui ne peuvent pas se faire vacciner dans le cadre du processus d'« aménagement raisonnable » ; et
  8. Les employeurs devraient surveiller les politiques de vaccination sur le lieu de travail pour s'assurer que les minorités, ainsi que d'autres groupes protégés, ne sont pas soumis à un obstacle à l'emploi dans le cadre d'un programme de vaccination obligatoire.

1 Le 13 mai 2021, le département américain de la Santé et des Services sociaux, Centers for Disease Control and Prevention (CDC) a publié des directives mises à jour pour les personnes entièrement vaccinées, les exemptant des exigences de masquage « sauf lorsque requis par les autorités fédérales, étatiques, locales, tribales, ou les lois, règles et réglementations territoriales, y compris les directives locales concernant les entreprises et le lieu de travail. » L'EEOC examine l'impact de ces directives du CDC sur l'assistance technique COVID-19 de l'EEOC fournie à ce jour. Ainsi, on ne sait pas combien de poids, le cas échéant, l'EEOC a donné aux directives mises à jour qui font l'objet de cette mise à jour juridique.

©2021 von Briesen & Roper, s.cNational Law Review, Volume XI, Numéro 152