11 mai 2021
Les étudiants de Rochester qui obtiendront leur diplôme ce printemps seront célébrés lors d'une série de cérémonies conçues pour offrir des expériences sûres aux étudiants tout en suivant les directives COVID-19. (Illustration photo de l'Université de Rochester)
Au milieu des directives COVID-19 en constante évolution, le personnel de l'Université a travaillé sans relâche pour organiser un début hybride sûr et significatif pour la classe de 2021.
Il y a un rythme familier à la saison de lancement annuel à l'Université de Rochester.
Novembre voit les dates de sauvegarde apparaître dans les boîtes aux lettres. Chaque nouvelle année civile signifie que les organisateurs commencent à se réunir régulièrement pour régler la logistique de la cérémonie. Au printemps, les étudiants diplômés terminent leurs projets finaux et leurs exigences. Le mois de mai apporte le grand jour, accompagné de la pompe et des circonstances qui l'accompagnent, ainsi que de ses conséquences festives.
Début 2021 Détails
Les directives de l’État de New York peuvent être mises à jour avant les cérémonies d’ouverture de l’Université. Visitez le site Web officiel de démarrage pour les derniers détails et pour
- Voir le calendrier de la cérémonie à jour
- Obtenez des réponses aux questions fréquemment posées, notamment sur la diffusion en direct et les insignes
- Consultez la boîte à outils de célébration # UR2021 pour marquer cette occasion spéciale avec des panneaux imprimables, des arrière-plans numériques et des cadres de médias sociaux
Mais ce rythme a été perturbé en mars 2020 lorsque la pandémie COVID-19 a bouleversé même les plans les mieux préparés, y compris pour des événements très attendus comme le week-end annuel de lancement de l'Université.
Christine Rovet, directrice générale de la gestion des événements et des salles de classe (ECM), était en train de coordonner ses quatrièmes cérémonies de début à Rochester lorsque son équipe a soudainement dû «changer complètement de vitesse», se souvient-elle. Cela signifiait convertir l'expérience de démarrage traditionnelle sur le campus en une expérience entièrement virtuelle, avec des remarques vidéo et des remises de diplômes en ligne pour chacune des principales écoles de l'Université (et un bon nombre de départements individuels), le tout en quelques semaines.
«C'était une entreprise importante. En raison de COVID, nous avons dû faire des choses pour commencer que nous n'avions jamais fait auparavant », dit Rovet. Elle ne le savait pas à l’époque, mais l’expérience jettera les bases de la création de l’Université un an plus tard.
Les moments marquants rencontrent les protocoles de pandémie
Comment organisez-vous le début - un événement marquant à grande échelle qui est chargé d'attentes et d'émotions pour ses participants - au milieu des directives COVID-19 en constante évolution (et parfois contradictoires)? Sans parler des complications supplémentaires de la vie pendant une pandémie.
«Nous devions essentiellement prendre ce que nous savions déjà sur le démarrage et y appliquer un filtre COVID», explique Rovet.
Théoriquement, elle et son équipe ont eu plus de temps pour planifier les événements de cette année, d’autant plus que l’Université a mis en place des directives d’événement régulièrement mises à jour, souvent basées sur les directives de l’État de New York concernant les limites de capacité et d’autres protocoles de sécurité.
«Cependant, nous avons découvert au printemps que le début ne relevait pas des dernières directives de l’État en matière d’événements», déclare Rovet. En d'autres termes, nous étions maintenant au début de mars 2021 et la seule directive de démarrage approuvée par l'État était de juin 2020, ce qui permettait à jusqu'à 150 personnes de se rassembler à l'extérieur.
Plus tard dans le même mois, après avoir consulté l'équipe de redémarrage de l'Université sur le coronavirus de l'Université, la présidente Sarah Mangelsdorf a annoncé que les exercices de début de 2021 se tiendraient en tant qu'événements hybrides au cours de deux week-ends, du 14 au 16 mai et du 20 au 23. La priorité serait participation en personne pour la communauté actuelle du campus de diplômés, de professeurs et de membres du personnel éligibles, avec diffusion en direct et autres opportunités en ligne disponibles pour que la famille et les amis se joignent à l'occasion.
Deux scénarios potentiels se transforment en un plan d'action
À ce stade, «nous exécutions deux scénarios dans notre bureau», explique Rovet d'ECM, qui est hébergé dans les arts, les sciences et l'ingénierie (AS&E), mais qui fonctionne à l'échelle de l'université pour commencer.
De ces deux scénarios, le premier représentait toutes les cérémonies se déroulant à l'extérieur, avec des tentes, des installations audiovisuelles complètes et des plans d'urgence en cas d'intempéries. Le deuxième scénario, quant à lui, tenait compte de la possibilité d'organiser des événements en salle.
Le 12 avril, le Gouverneur Andrew Cuomo a annoncé des directives mises à jour pour les cérémonies de remise des diplômes et d’ouverture, cristallisant le deuxième scénario comme le premier choix de l’Université pour une ligne de conduite. Avec environ une semaine avant la première cérémonie, le plan est d'avoir
- Plusieurs grandes cérémonies en plein air sur le quadrilatère Eastman pour les étudiants de premier cycle AS&E et la Simon Business School
- Plusieurs petites cérémonies intérieures au Kodak Hall du Eastman Theatre pour la Eastman School of Music, la School of Medicine and Dentistry, la School of Nursing et la Warner School of Education, ainsi que pour les candidats à la maîtrise et au doctorat
- Plus de 40 cérémonies de diplômes en salle principalement sur le campus de la rivière pour les étudiants de premier cycle en AS&E
- Petites fêtes de plate-forme à chaque cérémonie
- Exigences de masquage et de distance physique rester en vigueur, à l'intérieur comme à l'extérieur, tout au long des cérémonies
- Protocoles pour preuve de vaccination ou test COVID négatif récent, en fonction de la cérémonie et des participants
- Diffusion en direct de tous les événements afin que la famille, les amis et les autres supporters puissent voir à distance
- Enregistrements des événements mis à disposition par la suite
Un début «mémorable, sincère et sûr» pendant la pandémie de COVID-19
Dans les circonstances pré-COVID, vous pourriez vous attendre à voir plus de 7000 personnes rassemblées sur le Eastman Quad pour la cérémonie AS&E, avec des centaines d'autres remplissant Kodak Hall pour chacune des cérémonies de l'autre école.
«J'adorerais penser qu'il y aura autant de monde sur le campus en mai prochain, mais qui sait?» dit Rovet.
Malgré les incertitudes, un organisateur d'événements chevronné comme Rovet ne peut s'empêcher de penser à l'avenir. Par exemple, elle s'attend à ce que les aspects numériques améliorés de cette année - tels que le sous-titrage en direct des principales cérémonies et le fait que plusieurs caméramans se promènent parmi les diplômés en tenue de cérémonie dans le cadre de la diffusion en direct - soient des éléments incontournables des futures cérémonies de lancement.
Et Rovet n'hésite pas à reconnaître le travail acharné et le dévouement de toutes les personnes impliquées dans la réalisation du commencement. En plus du personnel de l’ECM, elle reconnaît les innombrables contributions logistiques des équipes des installations et services et des activités étudiantes de Wilson Commons, des dizaines d’administrateurs de département et des fournisseurs de longue date de l’Université. Elle félicite également Mangelsdorf, qui s’est engagé à assister à chacune de la douzaine de cérémonies de cette année sur le quad Eastman et au Kodak Hall.
Pourtant, elle reconnaît les frustrations des êtres chers qui souhaitent eux aussi pouvoir assister à l'ouverture en personne.
«Les gens de l'université travaillent d'arrache-pied pour rendre l'expérience aussi mémorable, sincère et sécuritaire que possible pour toutes les personnes impliquées dans les circonstances actuelles», dit Rovet. «J’espère que même dans un format hybride, les sentiments de joie et de bonheur inspirés par cette occasion importante se manifesteront.»
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