Le 28 mai 2021, la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (« EEOC ») a publié des directives d'assistance technique mises à jour et élargies concernant COVID-19 et, en particulier, les vaccins COVID-19 sur le lieu de travail (les « orientations »). Le Guide est particulièrement important pour les employeurs qui envisagent un retour au travail et pour ceux qui évaluent si (et comment) ils peuvent exiger ou inciter leurs employés à recevoir un vaccin contre la COVID-19. Les points saillants du Guide sont les suivants :
Les employeurs peuvent exiger la vaccination, à quelques exceptions près.
Conformément à l'EEOC, les employeurs peuvent exiger que les employés soient complètement vaccinés avant d'entrer sur le lieu de travail, sous réserve des obligations de l'employeur de fournir des aménagements raisonnables en vertu du titre VII et de l'Americans with Disabilities Act (« ADA »). Les employeurs doivent également s'assurer que toute politique de vaccination obligatoire est administrée d'une manière non discriminatoire qui n'a pas d'impact disparate sur un groupe protégé.
et des faits propres à l'environnement de travail de l'employé. S'il est déterminé que l'employé constitue une menace directe, l'employeur doit déterminer si un aménagement raisonnable (comme exiger que l'employé porte un masque), en l'absence de contrainte excessive, éliminerait ou réduirait la menace.
En outre, l'EEOC note que les personnes entièrement vaccinées mais immunodéprimées, et qui peuvent donc ne pas recevoir toutes les protections du vaccin COVID-19, peuvent avoir droit à un aménagement raisonnable pour leurs handicaps sous-jacents en raison d'une préoccupation continue à laquelle elles sont confrontées. un risque accru de maladie grave due au COVID-19 (malgré leur statut vacciné).
Hébergement pour les croyances, pratiques ou observances religieuses. Selon l'EEOC, les employeurs doivent s'engager dans un processus interactif avec les employés qui refusent le vaccin COVID-19 en raison de leurs croyances, pratiques ou observances religieuses, et accommoder les employés lorsque cela ne pose pas de difficultés excessives. Conformément aux directives antérieures, l'EEOC note qu'il est plus facile pour l'employeur de respecter la norme de contrainte excessive dans cette circonstance que celle de l'ADA.
Hébergement pour la grossesse. L'EEOC note que les employées enceintes peuvent avoir droit à des aménagements en rapport avec le mandat d'un employeur concernant le vaccin COVID-19 si de tels aménagements sont fournis à d'autres employés dont la capacité ou l'incapacité de travailler est similaire.
Les employeurs doivent tenir compte des obligations de confidentialité en ce qui concerne les informations sur la vaccination.
Dans le guide, l'EEOC considère que les informations concernant la vaccination COVID-19 d'un employé sont des informations médicales confidentielles protégées en vertu de l'ADA. Notamment, cependant, l'EEOC déclare également que les demandes de renseignements d'un employeur concernant le statut vaccinal d'un employé, et ses demandes de documentation pour confirmer le statut vaccinal, ne sont pas des demandes de renseignements liées au handicap ou des examens médicaux en vertu de l'ADA. Les lois de l'État sur la protection de la vie privée peuvent également protéger les informations sur le statut vaccinal ainsi que la preuve des informations sur la vaccination. Pour cette raison et à la lumière de la position de l'EEOC, les employeurs sont bien avisés d'envisager de maintenir la confidentialité du statut vaccinal dans la mesure du possible, et de faire preuve de prudence lorsqu'ils envisagent des actions qui peuvent révéler à d'autres - y compris d'autres employés, clients et clients - qui de ses employés sont vaccinés, et qui ne le sont pas.
L'EEOC a en outre réitéré dans les directives qu'un employeur mandatant le vaccin et l'administrant (directement ou par l'intermédiaire d'un tiers) aux employés doit être conscient que certaines questions de dépistage pré-vaccination requises impliqueront l'ADA. Afin de poser ces questions, l'employeur doit donc avoir une croyance raisonnable qu'un employé qui ne répond pas aux questions et qui ne peut pas recevoir le vaccin constituera une « menace directe », comme indiqué ci-dessus.
Les employeurs peuvent offrir des incitations à la vaccination, à quelques exceptions près.
Le guide confirme que ni l'ADA ni la loi sur la non-discrimination en matière d'informations génétiques (« GINA ») ne sont impliquées si des incitations sont offertes (i) aux employés (ou aux membres de leur famille) pour qu'ils reçoivent volontairement le vaccin d'un tiers non lié à l'employeur ou ( ii) aux employés de fournir des documents confirmant leur statut vaccinal. Les employeurs qui administrent le vaccin (eux-mêmes ou par l'intermédiaire d'un agent) sont toutefois avertis dans le Guide qu'en vertu de l'ADA, toute incitation offerte aux employés qui prennent le vaccin peut ne pas être « coercitive ». Bien que « coercitif » ne soit pas défini, l'EEOC note que les incitations interdites peuvent inclure celles qui sont « très importantes » et qui « pourraient donc inciter les employés à se sentir obligés de divulguer des informations médicales protégées » dans le cadre du processus de dépistage pré-vaccinal. En outre, selon l'EEOC, les employeurs enfreindront le GINA s'ils offrent des incitations à un employé en échange de la réception d'un vaccin par un membre de la famille de l'employé d'un employeur ou de son agent.
Bien que le guide soit informatif, les employeurs doivent être conscients que leurs obligations et droits en vertu des lois nationales et locales - y compris en ce qui concerne la confidentialité et s'ils peuvent se renseigner sur le statut vaccinal ou imposer un vaccin COVID-19 - peuvent différer de ceux adoptés par l'EEOC. Les employeurs sont donc encouragés à évaluer leurs pratiques et programmes de vaccination avec un conseiller juridique pour s'assurer du respect de toutes les lois applicables.
