Le gouverneur du Massachusetts, Charlie Baker, a signé une loi le 28 mai créant un autre mandat à l'échelle de l'État pour les employeurs de fournir des congés payés d'urgence liés à COVID-19. Les obligations de congé payé COVID-19 décrites dans cet article commenceront 10 jours après la signature du gouverneur, ce qui signifie que vous devrez ajuster rapidement vos politiques et pratiques avant la date d'entrée en vigueur du 7 juin. Que doivent savoir les employeurs de Bay State sur ce dernier défi de conformité légale ?
Combien de congés supplémentaires ?
La loi exige que tous les secteurs public et privé ayant des employés dans le Massachusetts (autres que le gouvernement américain) fournissent jusqu'à 40 heures supplémentaires de congés payés aux employés qui ne peuvent pas travailler en raison de COVID-19. Le montant des congés payés auxquels un employé a droit dépend du nombre d'heures travaillées dans une semaine donnée :
- ceux qui travaillent régulièrement 40 heures ou plus par semaine recevront 40 heures de congé payé COVID-19
- les employés travaillant régulièrement moins de 40 heures par semaine recevront un congé payé COVID-19 égal au nombre d'heures que l'employé travaille en moyenne sur une période de 14 jours ; et
- les employés travaillant des heures variables d'une semaine à l'autre recevront un congé payé COVID-19 équivalent au nombre moyen d'heures travaillées chaque semaine au cours de la période de six mois précédant immédiatement la date à laquelle ils prennent le congé payé COVID-19. Si l'employé n'a pas travaillé pendant une période de six mois avant de prendre son congé, il recevra un congé en fonction de son attente raisonnable du nombre moyen d'heures par semaine qu'il devrait normalement travailler
À quoi les employés peuvent-ils utiliser le congé?
Les employés peuvent utiliser le congé payé COVID-19 pour les raisons suivantes :
- Auto-isolement sur les conseils d'un professionnel de la santé
- Prendre soin de soi ou recevoir un traitement médical
- Se faire vacciner
- Se remettre d'une invalidité due à la COVID-19
- Se conformer à une ordonnance de quarantaine émanant d'un agent public, d'une autorité sanitaire, de l'employeur ou d'un fournisseur de soins de santé ; ou alors
- Une incapacité à télétravailler en raison de COVID-19 car ils ont reçu un diagnostic de COVID-19 et les symptômes inhibent leur capacité à télétravailler
De plus, les employeurs doivent fournir un congé payé COVID-19 aux employés pour s'occuper des membres de leur famille dans les circonstances suivantes :
- Prendre soin d'un membre de la famille qui : (i) s'auto-isole en raison d'un diagnostic de COVID-19 ; ou (ii) a besoin d'un diagnostic médical, de soins ou d'un traitement pour les symptômes du COVID-19 ; ou alors
- Prendre soin d'un membre de la famille en raison d'une ordonnance de quarantaine d'un agent public, d'une autorité sanitaire, de l'employeur du membre de la famille ou d'un fournisseur de soins de santé
Les employeurs doivent conserver les mêmes avantages sociaux pour les personnes admissibles au congé payé COVID-19 pendant leur congé. Ces avantages comprennent l'assurance-vie collective, l'assurance-maladie, l'assurance-invalidité, les congés de maladie, les congés annuels ou de vacances, les prestations d'études et les pensions.
Protections pour les employés
Les employeurs ne peuvent pas obliger les employés à utiliser d'autres congés payés fournis par l'employeur avant d'utiliser le congé de maladie payé COVID-19. Il est également interdit d'exercer des représailles contre les employés pour avoir utilisé des congés. Les employeurs ne peuvent pas non plus exiger, comme condition de prise de congé, qu'un employé recherche ou trouve un travailleur de remplacement pour couvrir ses quarts de travail pendant que l'employé est en congé payé COVID-19.
Le Bureau exécutif du travail et du développement de la main-d'œuvre créera et distribuera aux employeurs un avis de droits en vertu de la loi sur les congés payés COVID-19. Les employeurs doivent afficher cet avis dans un endroit bien en vue accessible aux employés et fournir en outre une copie à chaque employé.
Combien cela coûtera-t-il aux employeurs?
Les employés ont droit à un remplacement de salaire complet, jusqu'à un plafond de 850 $ par semaine par employé. En d'autres termes, tout employé qui gagne moins de 850 $ par semaine recevra son plein salaire pendant son congé payé COVID-19. Heureusement, la loi crée un fonds de congé de maladie payé d'urgence COVID-19 de 75 millions de dollars pour rembourser les employeurs éligibles pour les coûts de ce nouveau mandat. Les employeurs admissibles seront remboursés par le Fonds pour avoir fourni un congé payé COVID-19 jusqu'à épuisement du montant du Fonds. Les informations sur les employeurs éligibles au remboursement de ce Fonds sont présentées ci-dessous.
Différences entre les congés payés COVID-19 et les congés en vertu de la loi intitulée Families First Coronavirus Relief Act (FFCRA)
L'American Rescue Plan Act of 2021 (ARPA) promulgué par le président Biden le 11 mars prolonge le congé payé en vertu de la FFCRA sur une base volontaire jusqu'au 30 septembre 2021. Comme pour le congé payé initial prévu par la FFCRA, ce congé payé volontaire s'applique aux employeurs de moins de 500 salariés. L'APRA étend en outre les crédits d'impôt disponibles aux employeurs de moins de 500 employés qui choisissent d'accorder des congés payés à leurs employés. Bien que les congés payés prévus par la FFCRA et le congé de maladie COVID-19 se chevauchent dans de nombreux domaines, il existe des différences clés entre les deux régimes dont les employeurs doivent être conscients.
Terme
Lorsque le FFCRA a été prolongé jusqu'au 30 septembre 2021, le congé payé COVID-19 ne sera disponible que jusqu'à (i) 15 jours après que le Fonds a notifié que le montant de 75 millions de dollars est sur le point d'être épuisé ou (ii) le 30 septembre 2021. selon la première éventualité.
Admissibilité de l'employeur
Le FFCRA étendu ne s'applique qu'aux employeurs de moins de 500 salariés et est volontaire. Le congé payé COVID-19 du Massachusetts s'applique à tous les employeurs ayant des employés dans le Massachusetts, quelle que soit leur taille, et est obligatoire.
Congé intermittent
Les employés auront la possibilité d'utiliser les congés payés COVID-19 par intermittence et par incréments aussi petits qu'une heure. En revanche, dans la plupart des situations, les salariés ne peuvent pas prendre de congés payés intermittents en vertu de la FFCRA. Le congé intermittent n'est disponible en vertu de la FFCRA que lorsqu'un employé qui ne télétravaille pas doit s'occuper d'un enfant dont l'école ou le lieu de garde est fermé, ou dont la garderie n'est pas disponible, pour des raisons liées à la COVID-19. Sinon, les congés de maladie payés pour des raisons admissibles liées à la COVID-19 doivent être pris par incréments d'une journée complète.
Admissibilité au remboursement
Le remboursement des congés payés COVID-19 n'est pas disponible si l'employeur est éligible aux crédits d'impôt en vertu de l'ARPA. Par conséquent, le remboursement du Massachusetts Fund n'est disponible que pour les employeurs comptant 500 employés ou plus. Les employeurs de moins de 500 employés ne sont pas éligibles pour être remboursés par l'État, le Fonds pour l'octroi d'un congé payé COVID-19, à moins que le congé ne soit pas admissible à un remboursement en vertu de l'ARPA, par exemple si un employé a pris un congé supplémentaire qui n'est pas disponible en vertu de la FFCRA prolongée.
Les employeurs devront suivre certaines étapes pour demander un remboursement, comme soumettre une demande au Bureau exécutif pour l'administration et les finances. Les remboursements seront envoyés directement aux employeurs dans les 30 jours ouvrables. Étant donné que le Fonds est limité à seulement 75 millions de dollars, les employeurs sont fortement encouragés à soumettre les demandes de remboursement le plus tôt possible.
Les employeurs de moins de 500 employés doivent demander au gouvernement fédéral un remboursement par le biais de crédits d'impôt sur la masse salariale pour tous les congés payés COVID-19 fournis. Le crédit d'impôt fédéral sur la masse salariale est limité à 511 $ par jour et à 5 110 $ au total.
