Le Massachusetts a établi un mandat à l'échelle de l'État pour les employeurs de fournir temporairement aux employés jusqu'à 40 heures de congé de maladie payé d'urgence COVID-19 Massachusetts (MA EPSL) lorsqu'ils sont incapables de travailler pour des raisons d'admissibilité spécifiques liées à la pandémie.
Le gouverneur Charlie Baker a initialement opposé son veto à la législation MA EPSL en avril 2021 avec des amendements recommandés, mais la législature du Massachusetts a retravaillé le projet de loi et l'a soumis à nouveau au gouverneur. Il a promulgué le projet de loi interne 3702 le 28 mai 2021. Les employés ont apparemment droit aux prestations MA EPSL à compter du 7 juin 2021 et jusqu'au 30 septembre 2021.
La nouvelle prestation MA EPSL s'ajoute aux prestations de congé payé existantes offertes par les employeurs ou exigées par la loi (comme les congés de maladie gagnés), sous réserve de quelques exceptions limitées. Bien que tous les employeurs (à l'exception du gouvernement fédéral) doivent fournir le MA EPSL, ils sont éligibles au remboursement des coûts du MA EPSL à partir d'un fonds d'État nouvellement créé. Comme expliqué ci-dessous, les employeurs ne peuvent pas « doubler » en demandant le remboursement de la MA EPSL, qui est également assujettie au remboursement par le gouvernement fédéral.
Motifs d'admissibilité
En vertu de la nouvelle loi, tous les employeurs du Massachusetts sont tenus de fournir jusqu'à 40 heures de MA EPSL aux employés basés dans le Massachusetts qui sont absents et incapables de travailler pour l'une des raisons suivantes :
Un employé doit :
S’isoler et prendre soin de soi en raison du diagnostic COVID-19 de l’employé ;
Rechercher ou obtenir un diagnostic médical, des soins ou un traitement pour les symptômes du COVID-19 ; ou alors
Obtenir une immunisation liée à COVID-19 ou l'employé se remet d'une blessure, d'un handicap, d'une maladie ou d'un état lié à une telle immunisation ;
Le besoin d'un employé de prendre soin d'un membre de sa famille qui :
S'auto-isole en raison d'un diagnostic de COVID-19 ; ou alors
Nécessite un diagnostic médical, des soins ou un traitement pour les symptômes du COVID-19 ;
Une ordonnance de quarantaine ou une autre détermination par un agent public local, étatique ou fédéral, une autorité sanitaire compétente, l'employeur de l'employé ou un fournisseur de soins de santé que la présence de l'employé au travail ou dans la communauté mettrait en danger la santé d'autrui en raison de l'exposition de l'employé à la COVID-19 ou la présentation de symptômes, que l'employé ait ou non reçu un diagnostic de COVID-19 ;
Le besoin d'un employé de s'occuper d'un membre de sa famille en raison d'une ordonnance de quarantaine ou d'une autre décision prise par un agent public local, étatique ou fédéral, une autorité sanitaire compétente, l'employeur du membre de la famille ou un fournisseur de soins de santé que la présence du membre de la famille sur le travail ou dans la communauté mettrait en danger la santé d'autrui en raison de l'exposition du membre de la famille au COVID-19, que le membre de la famille ait ou non reçu un diagnostic de COVID-19 ; ou alors
L'incapacité d'un employé à télétravailler parce que l'employé a reçu un diagnostic de COVID-19 et que les symptômes inhibent la capacité de l'employé à télétravailler.
La définition légale de « membre de la famille » comprend : le conjoint, le partenaire domestique, l'enfant, le parent d'un employé (y compris le parent d'un conjoint ou d'un partenaire domestique), un petit-enfant, un grand-parent ou un frère ou une sœur.
Montant de MA EPSL disponible
Les salariés travaillant au moins 40 heures par semaine ont droit au maximum de 40 heures de MA EPSL.
Les salariés travaillant moins de 40 heures par semaine selon un horaire régulier avec des heures cohérentes ont droit à la MA EPSL d'un montant égal au nombre moyen d'heures travaillées au cours d'un horaire régulier de 14 jours. Les employés dont les horaires et les horaires varient ont droit à la MA EPSL d'un montant égal à la moyenne des heures travaillées au cours des six mois précédents.
Les employés peuvent utiliser MA EPSL de façon intermittente et par incréments horaires.
Avantages, protections pendant le MA EPSL
Les employés ont droit à MA EPSL en plus de tous les autres congés protégés (payés ou non) que l'employeur est tenu de fournir aux employés en vertu de la loi sur les congés de maladie du Massachusetts, des politiques ou programmes existants de l'employeur, des conventions collectives ou de la loi fédérale.. Les employeurs, cependant, qui ont volontairement créé une politique de congé de maladie COVID-19 qui fournit aux employés les montants requis de congé de maladie COVID-19 pour les raisons admissibles en vertu de la loi ne sont pas tenus de fournir une MA EPSL supplémentaire. Les employeurs ne peuvent pas exiger d'un employé qu'il utilise d'autres formes de congé avant d'utiliser MA EPSL (sauf si requis par la loi fédérale).
Pendant qu'un employé est sur MA EPSL, l'employeur doit maintenir les mêmes avantages sociaux auxquels les employés ont par ailleurs droit, tels que l'assurance-maladie collective, l'assurance-vie, l'assurance-invalidité, les congés de maladie ou les congés annuels.
Il est illégal pour un employeur d'interférer, de restreindre ou de refuser l'utilisation de MA EPSL par un employé ou d'exercer des représailles contre un employé pour l'utilisation de MA EPSL ou pour s'être opposé à toute pratique en violation de la nouvelle loi.
Limites sur MA EPSL
Pendant MA EPSL, les employeurs doivent rémunérer les employés jusqu'à un maximum de 850 $ par semaine. Bien que MA EPSL s'ajoute aux autres formes obligatoires de congés payés, il peut être réduit si le montant total que l'employé reçoit dépasse son salaire hebdomadaire moyen. MA EPSL peut également être réduit du montant du salaire ou du remplacement du salaire qu'un employé reçoit en vertu de tout programme ou loi gouvernemental (comme les allocations de chômage).
Remboursement pour les employeurs
Comme indiqué ci-dessus, tous les employeurs, quelle que soit leur taille, sont tenus de fournir une MA EPSL. Les employeurs, cependant, peuvent demander le remboursement de l'État pour les montants de MA EPSL versés aux employés, jusqu'à concurrence de 850 $ par semaine.
Dans la mesure où certains employeurs couverts peuvent avoir choisi d'obtenir des crédits d'impôt sur les salaires par le biais de l'extension du Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) et de ses extensions, plus récemment par le biais de l'American Rescue Plan Act, ils ne peuvent pas demander de remboursement à la fois à l'État et le gouvernement fédéral. Les paiements de congés éligibles au remboursement au titre du FFCRA ne sont pas éligibles au remboursement du fonds MA EPSL de l'État.
Obligations pendant le MA EPSL
Les employés sont tenus d'aviser les employeurs de la nécessité d'un MA EPSL dès que possible ou prévisible. Les employeurs peuvent exiger que les employés fournissent une demande écrite, avec les informations pertinentes, pour MA EPSL. Cette information pertinente, à son tour, sera requise si un employeur admissible demande un remboursement. Les informations de santé concernant un employé ou un membre de la famille d'un employé doivent être traitées comme des dossiers médicaux confidentiels, gardées confidentielles en vertu de la loi fédérale et de l'État, ne pas être divulguées sauf à l'employé concerné ou avec l'autorisation expresse de l'employé concerné, et conservées sur un formulaire séparé et dans un fichier séparé des autres informations personnelles.
Après le premier jour de MA EPSL, les employeurs peuvent exiger que les employés suivent des procédures de préavis raisonnables pour continuer à recevoir MA EPSL.
Obligation d'avis
Les employeurs sont tenus de fournir une copie à tous les employés et d'afficher un avis concernant MA EPSL. L'avis n'a pas été émis, mais il devrait être disponible au plus tard le 14 juin 2021.
Disponibilité du MA EPSL
Les employés ont le droit d'utiliser MA EPSL du 7 juin 2021 au 30 septembre 2021 ou jusqu'à ce que le MA EPSL de l'État soit épuisé, selon la première éventualité.
Règlements potentiels
Des orientations et des informations supplémentaires concernant l'AM EPSL pourraient être fournies, car la loi prévoit la promulgation éventuelle des règlements nécessaires à la mise en œuvre des dispositions de l'AM EPSL.
Jackson Lewis C.P. © 2021Revue nationale de droit, volume XI, numéro 152
