Ce sont des temps difficiles pour les propriétaires de petites entreprises; pour beaucoup, la viabilité continue du travail de leur vie est mise en doute quotidiennement. Au cours des dernières semaines, le Congrès a fait sa part, promulguant bien plus de 2 000 milliards de dollars de mesures de secours, dont beaucoup ciblaient spécifiquement les entreprises de moins de 500 employés. Bien que cette allégation ait été bien intentionnée, elle n'a pas manqué de confusion, car certaines dispositions obligent les employeurs à payer des congés familiaux et des congés de maladie qui n'étaient pas requis auparavant, tandis que d'autres créent de nouvelles catégories de crédits d'impôt sur les salaires.

Rendant les choses plus confuses, les récentes directives de l'IRS régissant les nouveaux crédits d'impôt sur les salaires diffèrent énormément du texte législatif sous-jacent. Cependant, les directives ont été TRÈS favorables aux petits employeurs; il est donc essentiel que tous les propriétaires d'entreprise soient conscients des possibilités qui leur sont offertes de maximiser les liquidités au cours des semaines et des mois à venir.

L'IRS accepte d'accélérer les remboursements de charges sociales liés aux nouveaux crédits Covid-19

Jetons un coup d'œil aux trois nouveaux crédits de paie créés au cours du dernier mois – des crédits pour le paiement des congés familiaux et de maladie obligatoires liés à COVID-19 et un crédit pour continuer à payer les employés tout au long d'un ralentissement – avant d'examiner ensuite comment les directives de l'IRS permettre aux employeurs de bénéficier de ces crédits beaucoup plus tôt que la nouvelle loi ne le permettait à l'origine.

Crédits de congés pour maladie et maladie

Dans le cadre de la loi sur le soulagement des coronavirus, le Congrès a modifié la loi de 1993 sur les congés familiaux et médicaux pour obliger les employeurs de moins de 500 employés à payer 10 semaines de congé familial et deux semaines d'indemnité de maladie aux employés éligibles touchés par COVID-19.

Ces règles entrent en vigueur AUJOURD'HUI, et à un niveau élevé, elles fonctionnent comme ceci:

Congé familial

Tout employé qui a été employé pendant au moins 30 jours doit bénéficier de 12 semaines de congé – dont les 10 dernières doivent être payées – liées à COVID-19 pour une raison et une seule raison: l’employé est «incapable de travailler ( télétravail) en raison d'un besoin de congé pour s'occuper du fils ou de la fille de moins de 18 ans de cet employé si l'école ou le lieu de garde a été fermé, ou si le fournisseur de services de garde de ce fils ou de cette fille n'est pas disponible en raison d'un urgence de santé publique.

Par conséquent, un employé n'est PAS tenu de recevoir un congé payé parce que l'entreprise a fermé ses portes – volontairement ou à la demande du gouvernement – ou parce que l’employé a été temporairement mis en congé. En fait, un employé n’a même pas droit à 10 semaines de congé payé lorsque l’EMPLOYÉ tombe malade; le congé est plutôt réservé à une situation où l’employé doit s'occuper d'un enfant mineur.

Tout employé qui correspond à cette description a droit à 12 semaines de congé. Les deux premières semaines de congé peuvent être non rémunérées ou l’employé peut choisir d'utiliser les vacances ou les congés de maladie accumulés. Alternativement, comme nous le verrons ci-dessous, l’employé pourrait recevoir deux semaines d'indemnité de maladie pendant cette période. Cependant, après les deux premières semaines, la loi exige que les 10 prochaines semaines de congé familial DOIVENT être payées et doivent être payées en fonction du nombre d'heures que l’employé travaillerait pendant cette période à 2/3 de son taux normal de Payer. Le congé familial requis est toutefois plafonné à 200 $ / jour par employé et 10 000 $ au total.

Enfin, le salaire familial n'est pas soumis à la part patronale de 6,2% de la taxe sur la sécurité sociale.

Exemple. Le 1er avril 2020, A prend 12 semaines de congé de son travail chez X Co. pour s'occuper de son fils de 12 ans, dont l'école a été fermée par COVID-19. A travaillerait normalement 400 personnes sur une période de dix semaines et son taux de rémunération normal est de 24 $ / heure.

Pour les dix semaines, A doit être payé au moins 16 $ / heure pour les 400 heures complètes. Il s'agit d'un salaire de 128 $ / jour, qui ne dépasse pas la limite de 200 $ / jour, et d'une rémunération totale de 6 400 $, qui ne dépasse pas le plafond global de 10 000 $. Ainsi, A touche 6 400 $ pour les 10 dernières semaines de son congé de 12 semaines.

Congé de maladie

Le Coronavirus Relief Act permet également à tout employé – quelle que soit sa durée de service – de recevoir deux semaines (80 heures) de congé de maladie payé s'il est:

  1. Soumis à une ordonnance de quarantaine ou d'isolement fédérale, étatique ou locale liée à COVID-19.
  2. Conseillé par un fournisseur de soins de santé de s'auto-mettre en quarantaine en raison de préoccupations liées à COVID-19.
  3. Éprouver des symptômes de COVID-19 et demander un diagnostic médical.
  4. Prendre soin d'une personne soumise à la quarantaine ou qui a été conseillée de s'auto-mettre en quarantaine.
  5. Prendre soin d'un fils ou d'une fille d'un tel employé si l'école ou le lieu de garde du fils ou de la fille a été fermé ou si le prestataire de garde d'enfants de ce fils ou de cette fille n'est pas disponible, en raison des précautions COVID-19
  6. Vivre toute autre condition sensiblement similaire.

Il est préférable de considérer ces six raisons comme étant divisées en deux catégories distinctes qui influeront sur le taux de rémunération requis et, en fin de compte, sur le montant des crédits d'impôt de l’employeur: les raisons 1 à 3 traitent d'un problème avec l'EMPLOYÉ, tandis que les raisons 4, 5 et 6 traitent des situations où l’employé est tenu de prendre soin de QUELQU'UN d'autre.

Si l'indemnité de maladie est basée sur les raisons 1 à 3, elle est payée au taux normal de l’employé pendant 80 heures (pour un employé à temps plein). La rémunération est toutefois plafonnée à 510 $ / jour et à 5 110 $ au total.

Si une indemnité de maladie est versée pour ces trois dernières raisons, les 80 heures sont payées aux 2/3 du taux normal de l’employé. Le salaire de maladie, comme le salaire familial, n'est pas soumis à la part patronale de l'impôt sur la sécurité sociale.

Exemple. Poursuivant l'exemple ci-dessus, le 1er avril, B prend deux semaines de congé de maladie de X Co. parce que son médecin lui a demandé de s'auto-mettre en quarantaine après avoir été exposée à une personne atteinte de COVID-19. Le taux de rémunération normal de B est de 30 $ / heure. Parce que c'est la raison n ° 2 pour le congé – quelque chose ne va pas avec l'EMPLOYÉ – X Co. est tenue de payer à B son taux de rémunération complet, soit 2 400 $. Étant donné que ce montant ne dépasse pas le plafond global de 5 110 $, B reçoit le montant total.

Crédits de paie de l’employeur

Il peut vous sembler étrange que le Congrès oblige les employeurs à verser des salaires supplémentaires à un moment où la plupart ont du mal à financer leur masse salariale standard. L'idée, cependant, est que le paiement des congés familiaux et des congés de maladie ne devrait entraîner aucun coût net pour les employeurs.

Ce résultat est obtenu grâce à deux nouveaux crédits d’impôt sur les salaires: en fait, un employeur tenu de payer des congés familiaux ou de maladie est autorisé à réclamer un crédit sur la part de 6,2% de l’employeur sur les charges sociales. Tout crédit supérieur à ce montant est entièrement remboursable.

Le crédit est augmenté des frais de soins de santé collectifs de l’employeur imputables à la famille et des congés de maladie payés, ainsi que de la part de l’employeur de 1,45% de la taxe Medicare. Pour éviter les doubles plongées, l’employeur doit réduire sa déduction pour salaire du montant du crédit qu'il reçoit (en d'autres termes, l’employeur ne recevra pas à la fois une déduction et un crédit pour le salaire familial et les congés de maladie payés).

Exemple. Sur la base de notre exemple continu, X Co. est tenue de payer 6 400 $ en congés familiaux à A et 2 400 $ en congés de maladie à B. Supposons que les frais de santé de X Co. imputables à ces salaires étaient de 200 $. En outre, X Co. paie 127 $ en taxes Medicare sur les 8 800 $ en salaires.

En conséquence, X Co. a droit à un crédit sur sa part de 6,2% des taxes de sécurité sociale sur TOUS les salaires payés de 9 127 $, le montant exact que X Co. était tenu de payer en salaires familiaux et de maladie, en charges sociales et en allocations de santé. les frais de soins. Selon les procédures normales, X Co. effectuerait tous ses dépôts de paie normaux et, lorsqu'elle produira son formulaire trimestriel 941, demanderait un crédit et demanderait un remboursement de 9 127 $.

Comme nous le verrons sous peu, cependant, l'IRS permet aux employeurs comme X Co. dans l'exemple ci-dessus de ne pas avoir à attendre pour produire une déclaration de paie afin de recevoir un remboursement des crédits excédentaires. Mais d'abord, il y a encore un crédit que nous devons ajouter au mélange …

Crédits de rétention des employés

En plus des crédits pour congés familiaux et congés de maladie, un troisième crédit d'impôt sur les salaires est né dans le cadre de la loi CARES récemment promulguée. Ce crédit récompense les employeurs qui continuent de payer les employés même lorsque l'entreprise a dû fermer ses portes par un organisme gouvernemental ou a subi une forte baisse de ses revenus.

Mais avant de nous concentrer sur qui peut demander le nouveau «crédit de rétention des employés», nous devons mentionner qui NE PEUT PAS: toute entreprise qui a l'intention d’emprunter des montants en vertu du nouveau programme de «Paycheck Protection Loan» créé par la loi CARES. Ce programme de prêts, qui permet à une petite entreprise d’emprunter 250% de sa masse salariale mensuelle moyenne, puis d'avoir les huit premières semaines de charges salariales ainsi que les versements d'hypothèque, de loyer et de services publics pardonnés, promet d'être extrêmement populaire, et la loi CARES fait il est clair que tout contribuable empruntant dans le cadre de ce programme n'est pas admissible au crédit de fidélisation des employés.

Les prêts de protection de chèque de paie ne sont toutefois disponibles que pour ceux qui ont moins de 500 employés; le crédit de rétention des employés n'a pas une telle limite. En conséquence, il y aura beaucoup de grands employeurs qui utiliseront le crédit, et cela fonctionne comme ça …

Pour avoir un quelconque espoir de demander le crédit, un employeur doit identifier un trimestre civil en 2020 au cours duquel l'un des deux événements suivants s'est produit:

  1. L’employeur était tenu de suspendre partiellement ou complètement ses activités sur ordre d'un gouvernement fédéral ou local, ou
  2. Les recettes brutes du trimestre représentaient moins de 50% des recettes du même trimestre de l'année précédente. Dans cette situation, chaque trimestre futur en 2020 comptera jusqu'à ce que les recettes soient revenues à au moins 80% des recettes du même trimestre de l'année précédente.

Pour tout trimestre éligible, un employeur peut prétendre à un crédit de masse salariale sur sa part de 6,2% de la taxe de sécurité sociale égale à 50% du «salaire qualifié» qu'il a payé au cours du trimestre. Le salaire qualifié, à son tour, dépendra du nombre d’employés de l’employeur.

Si un employeur compte plus de 100 employés – après avoir regroupé les employés d’employeurs liés – les seuls salaires qui sont «qualifiés» sont ceux payés au cours du trimestre admissible aux employés qui sont payés pour NE PAS TRAVAILLER.

Si, toutefois, un employeur compte moins de 100 employés, le salaire admissible correspond à TOUS LES SALAIRES versés à n'importe quel employé pour ce trimestre, qu'il travaille ou non.

Dans les deux cas, cependant, le salaire admissible pris en compte pour un employé est plafonné à 10 000 $ pour TOUS LES TRIMESTRES. De plus, par définition, un salaire qualifié ne peut être payé que du 12 mars 2020 au 31 décembre 2020; une fois en 2021, le crédit disparaît.

Comme mentionné, une fois les salaires qualifiés identifiés, le crédit est égal à 50% de ces salaires. Ainsi, pour tout employé, le crédit atteint 5 000 $. Comme pour les crédits pour congés familiaux et congés de maladie, le crédit est majoré des frais de santé imputables au salaire qualifié, et la déduction de l’employeur pour le salaire doit être réduite du montant du crédit.

Une autre interaction importante entre les crédits famille et maladie et le crédit de rétention des employés: vous ne pouvez pas demander les deux crédits pour le même salaire payé. Donc, si un employeur paie 5000 $ en salaire de maladie à un contribuable au cours d'un trimestre où les recettes brutes ont chuté de plus de 50% par rapport à l'année précédente, vous avez droit à un crédit de congé de maladie, mais pas également à un crédit de rétention des employés.

Exemple. X Co. a été en activité pendant toute l'année 2020. Du 1er avril au 30 juin, X Co. a dû fermer ses portes sur ordre du gouvernement et ses 6 employés ont été renvoyés chez eux. Ils recevaient toujours un salaire de 6 000 $ chacun pour le trimestre. Du 1er juillet au 30 septembre, l'entreprise rouvre ses portes, mais les recettes brutes ne représentent que 30% de ce qu'elles étaient pour la même période en 2019. Les 6 employés sont payés 5 000 $ chacun pour ce trimestre. Du 1er octobre 2020 au 31 décembre 2020, les recettes brutes de X Co. reviennent à 85% du quatrième trimestre de l'année précédente.

Parce que X Co. compte moins de 100 employés, elle peut compter les salaires versés à ses six employés pour les 2e et 3e trimestres de 2020, jusqu'à 10000 $ chacun. Le crédit pour le T2 est de 18 000 $ (50% * 36 000 $). Le passif de la sécurité sociale était de 2 232 $. Ainsi, X Co. obtiendra un crédit de 15 768 $.

Pour le troisième trimestre, X Co. obtiendra un crédit de 24 000 $ (6 employés * 4 000 $, car le salaire admissible est plafonné à 10 000 $). Le crédit est de 12 000 $ et la taxe de sécurité sociale est de 1 860 $; ainsi, le remboursement est de 10 140 $.

Ainsi, entre le T2 et le T3, X Co. générera un crédit de 30 000 $. Supposons que les coûts de soins de santé attribuables sur le salaire admissible pour chaque trimestre étaient de 2 000 $, pour un crédit total de 34 000 $: 20 000 $ pour le premier trimestre et 14 000 $ pour le troisième trimestre. Supposons en outre que le salaire qualifié payé par X Co. ne constitue pas une duplication du salaire familial et des congés de maladie payés dans l'exemple précédent.

[Note: If X Co. had 110 employees who were each paid $6,000 in Q2 and $5,000 in Q3, because X Co.’s total employees exceeded 100, X Co. could only count as qualified wages those wages paid to the 110 employees during times the employees were not working in Q2. X Co. could not count the wages paid to employees during the drop in gross receipts period because it has more than 100 employees. Thus, the credit would be limited to 50% of $6,000 of wages each.]

Argent instantané pour les montants crédibles

Si vous êtes resté avec moi aussi longtemps, vous avez appris que les crédits de rétention pour la famille, les malades et les employés sont conçus pour réduire la part de l’employeur de 6,2% des impôts sur la sécurité sociale sur tous les salaires payés, tout excédent de crédit étant remboursable au employeur. Comme discuté ci-dessus, cependant, cela imposerait un fardeau aux employeurs, car ils seraient tenus d'effectuer leurs versements de paie mensuels ou bimensuels comme prévu, pour ensuite devoir attendre pour produire une déclaration de charges sociales afin de réclamer le crédit. et remboursement correspondant.

Ce matin, cependant, l'IRS a finalisé le formulaire 7200, Paiement anticipé des crédits des employeurs en raison de COVID-19, qui s'appuie sur les directives précédentes publiées dans le cadre de la résolution IR-2020-57 et est très convivial pour les employeurs. Les deux formes d'orientation permettent à un employeur de:

  1. Compenser les crédits de rétention pour la famille, la maladie et les employés non seulement sur la part de l’employeur des impôts sur la sécurité sociale dans une déclaration de revenus, mais également sur la retenue d'impôt fédéral sur le revenu et sur le montant total de la part de l’employeur et de l’employé sur les charges sociales, et
  2. Recevez un avantage immédiat égal aux crédits prévus en réduisant le montant des dépôts de paie requis par les crédits calculés.

Il est préférable d'illustrer la clémence offerte par l'IR-2020-57 avec un exemple:

Exemple. En s'appuyant sur notre exemple précédent, X Co. avait 9 127 $ en crédits pour congés familiaux et maladie et 20 000 $ en crédits de rétention au total pour les employés au T2 2020. Supposons qu'au cours des mois d'avril, mai et juin, X Co. aurait dû effectuer des dépôts de paie totalisant 40 000 $: 25 000 $ de retenue d'impôt fédéral sur le salaire des employés et 15 000 $ en part patronale et salariale des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie.

Plutôt que de verser un paiement de 40000 $, puis de demander un remboursement lors du dépôt d'un formulaire 941 trimestriel, X Co. peut réduire ses dépôts de paie requis par le montant prévu des crédits de rétention pour la famille, les malades et les employés de 29127 $. En conséquence, X Co. ne fera que 10 873 $ de dépôts et disposera des 29 127 $ supplémentaires disponibles pour payer la famille et les congés de maladie, ainsi que des salaires de rétention des employés qualifiés équivalant au montant du crédit éventuel.

Permettre à l’employeur d’empocher les dépôts requis pour les retenues à la source et les charges sociales des employés afin de payer les salaires est actuellement extrêmement indulgent. Mais que se passe-t-il si le montant des crédits d'un employeur dépasse les dépôts de salaire requis? C’est là que le nouveau formulaire 7200 entre en jeu. Un employeur qui prévoit générer des crédits supérieurs à ses dépôts de paie requis peut déposer le formulaire 7200 pour demander une avance sur le montant du remboursement. Le formulaire 7200 peut être déposé à tout moment au cours du trimestre au cours duquel l’employeur verse le salaire donnant lieu aux crédits, et il doit être déposé avant la fin du mois suivant le trimestre. L'IRS a promis de payer le remboursement anticipé dans les 2 semaines.

Exemple. S'appuyant sur notre exemple précédent, au troisième trimestre, X Co. n'a aucun crédit pour congé familial ou congé de maladie, mais dispose de 14 000 $ en crédits de maintien en poste. Supposons que le montant total des retenues d'impôt fédéral et des charges sociales au cours du trimestre est de 12 000 $. Lorsqu'elle effectue ses dépôts de paie pour le troisième trimestre, X Co. peut conserver les 12 000 $ de retenues à la source et de charges sociales et utiliser à la place les 12 000 $ pour payer le salaire admissible. X Co. doit toujours 2 000 $, car le crédit de 14 000 $ dépasse de 2 000 $ le total de toutes les retenues à la source et de toutes les charges sociales. À tout moment au cours du troisième trimestre – ou jusqu'à la fin du mois suivant le troisième trimestre – X Co. peut déposer le formulaire 7200 pour demander un remboursement immédiat des 2 000 $ supplémentaires, avant même que X Co. ait déposé le formulaire 941.

Les employeurs auront besoin d'autant de liquidités que possible pour surmonter les turbulences des prochains mois. En permettant aux propriétaires de petites entreprises de réduire leurs dépôts de paie requis par les crédits de rétention pour maladie, famille et employés prévus, l'IR-2020-57 et le formulaire 7200 représentent des étapes positives dans cette direction.