Le 28 mai, l'EEOC a publié des directives mises à jour et élargies pour les employeurs, répondant à de nombreuses questions sans réponse concernant les vaccinations contre le COVID-19. Les mises à jour complètent les directives précédentes de l'EEOC et se concentrent sur quatre sujets: (1) les politiques de vaccination obligatoire; (2) l'hébergement; (3) des informations sur le statut de vaccination des employés; et (4) les incitations à la vaccination. Ci-dessous, nous mettons en évidence les conseils clés sur chaque sujet.
Politiques de vaccination obligatoires
Les directives mises à jour réaffirment que les employeurs peuvent exiger que les employés reçoivent le vaccin COVID-19 comme condition d'accès au lieu de travail, à condition que les employeurs respectent leur obligation d'explorer des aménagements raisonnables pour les employés qui ne peuvent pas être vaccinés en raison d'un handicap ou de croyances religieuses sincères. Les directives mises à jour réitèrent que les demandes d'adaptation doivent être traitées sur une base individuelle et l'EEOC encourage les employeurs à former les gestionnaires et les superviseurs sur la façon de reconnaître et de traiter les demandes d'adaptation.
L'EEOC met en garde en outre que si un employeur exige que les employés reçoivent une vaccination administré par l'employeur ou son mandataire, les restrictions de l'ADA concernant les demandes de renseignements sur le handicap s'appliquent aux questions de dépistage pré-vaccination requises. Ainsi, ces employeurs doivent démontrer que les questions de sélection sont «liées à l'emploi et compatibles avec la nécessité de l'entreprise». En revanche, les employeurs qui proposent de vacciner leurs employés sur une base volontaire ne sont pas tenus de respecter cette norme.
Hébergement
Les lignes directrices mises à jour décrivent plusieurs options que les employeurs peuvent explorer pour respecter leurs obligations d'accommodement en vertu du titre VII et de l'ADA, notamment: fournir des EPI, s'assurer que l'employé est capable de travailler à distance sociale, offrir un quart de travail modifié ou échelonné, soumettre l'employé à tests COVID-19 périodiques, permettant le télétravail ou explorant la réaffectation.
L'EEOC informe que même les employés entièrement vaccinés peuvent avoir droit à des aménagements raisonnables s'ils craignent en permanence d'être confrontés à un risque accru de maladie grave due au COVID-19 (par exemple, les employés immunodéprimés). Les employeurs qui reçoivent une demande d'accommodement - que ce soit d'un employé complètement vacciné ou non vacciné - doivent engager un dialogue interactif avec l'employé pour déterminer quels accommodements, le cas échéant, peuvent être disponibles et appropriés.
Les directives expliquent également que les employés qui choisissent de ne pas recevoir de vaccin contre le COVID-19 en raison d'une grossesse peuvent demander des ajustements d'emploi ou demander des exemptions de l'obligation de vaccination de leur employeur. Lorsqu'un employé demande une telle exemption, les employeurs doivent s'assurer que l'employé ne fait pas l'objet de discrimination par rapport à des employés dans une situation similaire.
Informations sur le statut de vaccination des employés
Les directives de l'EEOC précisent que les informations sur le statut de vaccination COVID-19 d'un employé sont considérées comme des informations médicales confidentielles en vertu de l'ADA. Par conséquent, bien que les employeurs soient autorisés à demander ou à exiger une confirmation de vaccination des employés, ils doivent garder la documentation ou toute autre confirmation confidentielle et séparée du dossier personnel de l’employé.
Incitations à la vaccination
Enfin, en réponse aux préoccupations concernant la mesure dans laquelle les employeurs peuvent encourager les employés à recevoir un vaccin COVID-19, les directives de l'EEOC précisent que les employeurs peuvent promouvoir la vaccination de plusieurs manières. Dans un premier temps, les employeurs peuvent encourager les employés et leurs familles à se faire vacciner en les informant sur le vaccin et ses avantages, et en répondant aux questions et préoccupations courantes.
Les employeurs peuvent également offrir des incitatifs aux employés pour qu'ils confirment volontairement leur statut vaccinal ou pour qu'ils reçoivent une vaccination administrée par l'employeur ou son agent. Cependant, les incitations (qui comprennent à la fois des récompenses et des pénalités) offertes dans le cadre d'une vaccination administrée par l'employeur ou son agent ne doivent pas être suffisamment importantes pour être «coercitives». Cette limitation ne s'applique pas si l'incitation est offerte aux employés de fournir volontairement la confirmation qu'ils ont reçu une vaccination d'un fournisseur tiers.
Les directives confirment également que la fourniture d'incitations aux employés est généralement autorisée en vertu de la loi sur la non-discrimination des informations génétiques («GINA»). De manière significative, cependant, les employeurs ne peuvent pas offrir des incitatifs aux employés en échange que les membres de leur famille reçoivent un vaccin de l'employeur ou de son agent; cependant, les employeurs peuvent proposer aux employés d'être inventifs de fournir de la documentation ou toute autre confirmation que les membres de leur famille ont reçu un vaccin de leur propre fournisseur de soins de santé. Les directives préviennent que les employeurs ne doivent pas exiger des employés qu'ils fassent vacciner les membres de leur famille et ne doivent pas pénaliser les employés si les membres de leur famille décident de ne pas se faire vacciner. Les employeurs qui administrent des vaccins aux membres de la famille des employés doivent garder confidentielles toutes les informations médicales obtenues au cours du processus de dépistage et veiller à ce que ces informations ne soient utilisées que dans le but de fournir la vaccination.
© 2021 Proskauer Rose LLP. National Law Review, Volume XI, Numéro 149
