Un employeur peut-il imposer ou inciter à se faire vacciner contre la COVID-19 ? Si oui, quelles exceptions ou exclusions s'appliquent? Alors que les vaccins COVID-19 sont de plus en plus disponibles aux États-Unis et avec les nouvelles directives des Centers for Disease Control and Prevention (CDC) qui permettent aux personnes entièrement vaccinées de se passer de certaines précautions de sécurité, les employeurs se sont penchés sur ces questions.
L'Americans with Disabilities Act (ADA), le Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) et le titre VII du Civil Rights Act imposent chacun des obligations aux employeurs et confèrent des droits aux employés qui croisent le désir d'un employeur d'exiger ou d'encourager une vaccination COVID-19. Les directives initiales de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) sur les vaccinations contre le COVID-19 publiées en décembre 2020 ont laissé de nombreuses questions des employeurs en suspens.
En profondeur
Le 28 mai 2021, l'EEOC a publié des directives supplémentaires tant attendues pour répondre à ces questions complexes et confirmer ce qui suit :
La loi fédérale autorise les mandats de vaccination. Les lois fédérales sur l'égalité des chances en matière d'emploi n'empêchent pas un employeur d'exiger une vaccination COVID-19 pour tous les employés qui entrent physiquement sur le lieu de travail, sous réserve des dispositions d'aménagement raisonnable de l'ADA et du titre VII.
Les employeurs doivent surveiller les impacts disparates. L'EEOC met en garde les employeurs qui ont une exigence de vaccin obligatoire à considérer comment une telle exigence peut avoir un impact disparate sur certains employés en fonction des caractéristiques protégées par la loi fédérale, car certains individus ou groupes démographiques peuvent être confrontés à des obstacles plus importants pour recevoir un vaccin COVID-19 que d'autres.
Les employeurs peuvent demander aux employés leur statut vaccinal et exiger une preuve, mais ces informations sont confidentielles. Les employeurs peuvent exiger des documents écrits et une confirmation qu'un employé a reçu le vaccin d'un tiers, mais doivent s'assurer que ces informations sont conservées dans le dossier médical confidentiel de l'employé.
L'EEOC fournit des exemples d'aménagements raisonnables potentiels. Exemples d'« aménagements raisonnables » pour les employés qui ne peuvent pas se conformer à un mandat de vaccination en raison d'un handicap ; croyance, pratique ou observance religieuse; ou une grossesse comprennent l'obligation pour l'employée non vaccinée de :
Porter un masque facial au travail
Travailler à distance sociale des collègues ou des non-salariés
Travailler un quart de travail modifié
Obtenez des tests COVID-19 périodiques
Travailler via un dispositif de télétravail fourni
Accepter une réaffectation
Ce ne sont que des exemples et peuvent ne pas fonctionner ou être raisonnables dans tous les cas. Un processus interactif est nécessaire pour déterminer quels aménagements sont raisonnables et suffisants pour atténuer toute menace directe pour le lieu de travail.
Les employées enceintes peuvent avoir droit à un logement. Les employées qui ne sont pas vaccinées en raison d'une grossesse peuvent avoir droit à des aménagements pour continuer à travailler si un employeur apporte des modifications au lieu de travail ou des exceptions pour d'autres personnes.
Les employeurs peuvent fournir des informations sur la vaccination. L'EEOC encourage les employeurs à fournir des informations aux employés sur la façon dont eux et leurs familles peuvent se faire vacciner, y compris en leur fournissant le transport vers les sites de vaccination.
La formation des managers est encouragée. À titre de bonne pratique, un employeur introduisant une politique de vaccination contre la COVID-19 et exigeant des documents ou une autre confirmation de vaccination devrait former les gestionnaires sur les politiques d'aménagement raisonnable avant de déployer la politique. Tous les employés doivent également être informés que l'employeur examinera les demandes d'aménagement raisonnable fondé sur le handicap sur une base individuelle. La formation des gestionnaires peut inclure des rappels pour diriger les employés ayant des demandes d'accommodement vers le professionnel des ressources humaines approprié.
Programmes de vaccination obligatoires
Les directives de l'EEOC abordent également plusieurs questions sur les vaccinations obligatoires. Les directives confirment que les programmes de vaccination obligatoires sont autorisés tant qu'ils sont conformes aux exigences de l'ADA et du titre VII.
Plus précisément, pour les employeurs qui ont des politiques de vaccination obligatoire, les lignes directrices prévoient :
Les employeurs ne peuvent pas exiger un vaccin pour un employé dont le handicap empêche l'employé de se faire vacciner à moins que l'employeur soit en mesure d'établir une « menace directe » (défini comme un « risque important de préjudice substantiel » qui ne peut être éliminé ou réduit par un aménagement raisonnable). Les lignes directrices mettent l'accent sur l'obligation de l'employeur de procéder à une évaluation individualisée de la capacité de l'employé à remplir les fonctions essentielles de l'emploi.
En analysant si un employé est une « menace directe », les directives demandent à un employeur de considérer :
Le type d'environnement de travail, par exemple si l'employé travaille seul ou avec d'autres, et si l'employé travaille à l'intérieur ou à l'extérieur
La ventilation disponible
L'espace disponible pour la distanciation sociale.
Si l'évaluation de la « menace directe » démontre qu'un employé handicapé qui n'est pas vacciné constituerait une menace directe pour lui-même ou pour d'autres, l'employeur doit déterminer si un aménagement raisonnable, en l'absence de contrainte excessive, réduirait ou éliminerait cette menace.
Les employeurs doivent tenter d'accommoder les employés qui ne peuvent pas se faire vacciner contre la COVID-19 en raison d'un handicap. Les directives réitèrent que les employés n'ont pas besoin d'utiliser le terme spécifique « aménagement raisonnable » dans leur demande afin de déclencher les obligations d'un employeur en vertu de l'ADA.
Administration du vaccin aux employÉs
Les employeurs qui administrent le vaccin COVID-19 aux employés (directement ou par le biais d'un contrat avec un tiers), que ce soit sur une base obligatoire ou volontaire, ont demandé des conseils sur les questions préalables à la vaccination autorisées en vertu de l'ADA. En règle générale, l'ADA restreint les circonstances dans lesquelles les employeurs peuvent exiger des examens médicaux (procédures ou tests visant à obtenir des informations sur les déficiences physiques ou mentales ou la santé d'un individu) ou effectuer des enquêtes liées au handicap (questions susceptibles d'obtenir des informations sur le handicap d'un individu). Les directives de l'EEOC font la distinction entre un programme de vaccination obligatoire administré par l'employeur et un programme volontaire.
Pour les employeurs qui exiger employés de recevoir un vaccin COVID-19 de l'employeur ou de son agent, l'EEOC confirme que les restrictions de l'ADA s'appliquent aux questions de dépistage qui doivent être posées immédiatement avant l'administration du vaccin si le vaccin est administré par l'employeur ou son agent. Étant donné que les questions de dépistage pré-vaccination sont susceptibles d'obtenir des informations sur un handicap, l'ADA exige qu'elles soient « liées à l'emploi et conformes aux nécessités commerciales » lorsqu'un employeur ou son agent administre le vaccin COVID-19. Pour satisfaire à cette norme, un employeur devrait avoir une croyance raisonnable, fondée sur des preuves objectives, qu'un employé qui ne répond pas aux questions et ne peut donc pas être vacciné constituera une menace directe pour sa propre santé ou sécurité ou pour la santé et la sécurité des autres sur le lieu de travail. Par conséquent, lorsqu'un employeur exige que les employés soient vaccinés par l'employeur ou son agent, l'employeur doit être conscient qu'un employé peut contester les enquêtes obligatoires de pré-vaccination et que l'employeur devrait les justifier en vertu de l'ADA.
Pour les employeurs qui administrent un vaccin COVID-19 sur un volontaire base, l'EEOC précise qu'un employeur peut poser des questions de dépistage liées au handicap avant d'administrer le vaccin COVID-19 sans pour autant doivent satisfaire à la norme « liée à l'emploi et conforme aux nécessités de l'entreprise ».
Vaccinations volontaires covid-19, l'ada et la gina
L'EEOC fournit des conseils supplémentaires aux employeurs qui proposent des vaccinations volontaires conformément à l'ADA et à la GINA. Le guide confirme :
Un employeur peut offrir une incitation aux employés pour qu'ils fournissent des informations sur leur vaccination reçues par un fournisseur tiers.
En vertu de l'ADA, un employeur peut offrir une incitation aux employés pour qu'ils reçoivent volontairement une vaccination administrée par l'employeur ou son agent tant que l'incitation est volontaire et n'est pas si importante qu'elle soit coercitive.
En vertu de la GINA, un employeur peut offrir une incitation aux employés pour qu'ils fournissent des documents ou une autre confirmation d'un tiers n'agissant pas au nom de l'employeur, comme une pharmacie ou un service de santé, que les employés ou les membres de leur famille ont été vaccinés. L'EEOC confirme également qu'en vertu de la GINA, un employeur peut demander aux employés de présenter des documents ou une autre confirmation que l'employé ou un membre de sa famille a été vacciné.
En vertu de la GINA, un employeur peut offrir une incitation aux employés en échange d'un employé recevant une vaccination administrée par l'employeur ou son agent, mais ne peut offrir aucune incitation à un employé en échange de la réception d'un membre de la famille d'une vaccination d'un employeur ou son mandataire.
En vertu de la GINA, un employeur peut proposer des vaccinations aux membres de la famille d'un employé s'il prend certaines mesures pour se conformer à la GINA. Plus précisément, les employeurs :
Ne doit pas obliger les employés à faire vacciner les membres de leur famille
Ne doit pas pénaliser les employés si les membres de leur famille décident de ne pas se faire vacciner
Doit s'assurer que toutes les informations médicales obtenues des membres de la famille au cours du processus de sélection ne sont utilisées que dans le but de fournir la vaccination ; reste confidentiel ; et n'est pas fourni aux gestionnaires, superviseurs ou autres personnes qui prennent des décisions d'emploi pour les employés
Doit obtenir une autorisation préalable, en connaissance de cause, volontaire et écrite du membre de la famille avant de lui poser des questions sur son état de santé.
L'EEOC semble travailler sur des orientations supplémentaires. Juste avant la publication des directives de l'EEOC, le CDC a publié de nouvelles directives pour les personnes non vaccinées sur le lieu de travail. L'EEOC examine actuellement les orientations du CDC et nous attendons des orientations supplémentaires dans un proche avenir.
