Développement d'un système de surveillance Covid-19 à grande échelle pour rouvrir les campus

• Les organisations complexes ayant des missions diverses (par exemple, éduquer les étudiants de premier cycle et prendre soin des patients) peuvent surmonter les défis en s'unissant autour d'objectifs communs, en faisant preuve de transparence dans leurs communications et en s'adaptant avec agilité.
• Les programmes qui examinent les travailleurs essentiels pour Covid-19 doivent équilibrer leur capacité à identifier les symptômes ou les expositions concernant les demandes des services essentiels du personnel soutenant les opérations quotidiennes d'une organisation ou des soins cliniques.
• L'automatisation peut considérablement augmenter l'efficacité d'un système qui, autrement, aurait nécessité une interaction interhumaine étendue.
• La manière dont les organisations ont pris des décisions sous la pression de la pandémie peut illustrer des stratégies potentielles pour faire progresser l'innovation et transformer les soins de santé à l'avenir.

Le défi

En mai 2020, des dirigeants de l'Université de Pennsylvanie (Penn) et du système de santé de l'Université de Pennsylvanie (UPHS) réfléchissaient à la manière de renvoyer en toute sécurité près de 70000 employés, étudiants et autres sur le campus pendant la pandémie de Covid-19. Alors que l'éloignement social, le lavage des mains et le masquage étaient imposés sur nos campus, ces comportements ont été encouragés à des degrés divers par les décideurs des trois États où les membres de notre campus vivent ou travaillent (Pennsylvanie, New Jersey et Delaware), et le respect individuel de ces les pratiques en dehors de nos campus étaient inapplicables et inobservables. La détection des symptômes et de l'exposition est devenue une couche de protection essentielle pour nos campus. À l'époque, le dépistage de la température aux entrées des bâtiments présentait une faible sensibilité pour détecter les symptômes de Covid-19, ne dépistait pas les expositions préoccupantes, créait des retards et des foules et détournait les gens du campus sans offrir de conseils ou de ressources supplémentaires. Nous avions besoin d'une entrée virtuelle pour sélectionner les individus avant d'entrer en contact avec d'autres personnes sur nos campus et, si nécessaire, nous devons rationaliser l'accès aux tests, aux conseils d'auto-isolement, à la recherche des contacts et aux soins médicaux.

Le but

Nous devions identifier les personnes présentant des symptômes ou des expositions concernant Covid-19. Sans tests de surveillance réguliers, fréquents et rapides, notre système devait s'appuyer sur l'auto-déclaration tout en étant évolutif et adaptable. En conséquence, nous nous sommes concentrés sur des solutions numériques complétées par le personnel clinique existant qui pourrait déterminer à quel moment les personnes présentant des symptômes ou des expositions préoccupants pourraient revenir.

L'exécution

AperçuPennOpen Pass est un système électronique quotidien de dépistage des symptômes et de l'exposition qui a été développé et mis en œuvre selon une approche par étapes sur une période de plusieurs mois pour réduire la propagation communautaire de Covid-19 et pour gérer les personnes exposées ou infectées, avec triage des patients et coordination des soins basés sur algorithmes cliniques (Figure 1, Figure 2).

Après un processus d'inscription unique d'une durée d'environ 5 minutes, les utilisateurs finaux doivent effectuer des vérifications des symptômes et de l'exposition chaque jour en quelques secondes à l'aide d'une application Web adaptée aux mobiles (Figure 3). Les utilisateurs reçoivent un laissez-passer vert s'ils ne signalent ni symptômes, ni contact récent avec une personne suspectée ou confirmée de Covid-19. Les utilisateurs présentant des symptômes ou des expositions préoccupants reçoivent un laissez-passer rouge et sont guidés à travers le système de gestion Red Pass (RPMS), un processus d'évaluation automatisé soutenu par une équipe de cliniciens formés qui déterminent les prochaines étapes de l'utilisateur, adaptées à leur situation. Les questions d'admission permettent de déterminer s'ils doivent vraiment conserver un laissez-passer rouge ou s'ils devraient être autorisés à un laissez-passer vert parce que leur situation est moins préoccupante (Figure 4). Même si les utilisateurs ne répondent pas à toutes les questions d'admission, leurs données alimentent un tableau de bord Web et un outil de gestion du flux de travail, essentiels pour la coordination des soins et le suivi des contacts (Figure 5). Nos communautés sont fortement interconnectées géographiquement, et de nombreuses personnes sillonnent régulièrement nos campus cliniques et universitaires. Il était essentiel de créer un outil de gestion centralisé qui facilitait la coordination et fournissait une réponse uniforme aux dépistages.

Les équipes en contact avec les utilisateurs du PennOpen Pass / RPMS comprenaient: (1) un centre d'appels centralisé doté de personnel de 4 h à 22 h, 7 jours sur 7 pour fournir un soutien technique et logistique aux utilisateurs; (2) une équipe d'infirmières agréées, utilisées de façon croisée avec d'autres programmes de télémédecine, pour fournir un soutien clinique aux utilisateurs du PennOpen Pass et pour finaliser la détermination d'un laissez-passer vert par rapport au rouge dans des situations d'incertitude clinique; et (3) une équipe diversifiée et nombreuse de personnel de Penn (y compris des représentants du Student Health Service et du Campus Health ainsi que des traceurs de contacts) et de l'UPHS (y compris des représentants de la médecine du travail et du contrôle et de la prévention des infections) qui étaient déjà dédiés à l'atténuation de Covid -19 risques sur nos campus.

La recherche des contacts a été menée à deux niveaux. Premièrement, la recherche des contacts sur le lieu de travail a été effectuée par les traceurs de contacts Penn et les équipes de lutte contre les infections de l'UPHS. Deuxièmement, la recherche des contacts communautaires a été menée par une équipe dirigée par le Penn’s Center for Public Health Initiative. Les équipes de PennOpen Pass étaient étroitement liées aux deux groupes de traceurs de contact.

Conception et mise en œuvre de PennOpen PassNous voulions que notre solution soit utilisable sur les appareils mobiles et capable de produire un laissez-passer visuel instantanément compréhensible à afficher aux entrées des bâtiments. Au début du processus, nous avons exclu le développement d'une application mobile pour iPhone et Android en raison de barrières potentielles à l'adoption. Au lieu de cela, nous avons créé une application Web adaptée aux mobiles qui a facilité les enquêtes sur les symptômes sur les appareils mobiles ou de bureau afin que les laissez-passer quotidiens puissent être imprimés ou affichés sur des écrans comme une carte d'embarquement d'avion (Figure

3). Pour accueillir les utilisateurs du campus sans téléphone ni accès facile à l'application Web, des panneaux d'attestation verbale ont été développés aux entrées afin que les utilisateurs puissent reconnaître l'absence de symptômes ou d'exposition préoccupants pour le personnel d'entrée, sur le modèle des voies «Rien à déclarer» pour l'inspection douanière. À ce jour, le processus d'attestation verbale a été utilisé par 0,5% à 5% des utilisateurs par jour.

L'urgence temporelle nous a obligés à «réparer l'avion tout en le pilotant», à déployer PennOpen Pass sur nos campus UPHS tout en prototypant et en redéfinissant de manière itérative le RPMS malgré tous les protocoles cliniques et les spécifications logicielles qui nécessitaient encore des raffinements et des tests au moment du lancement.

PennOpen Pass a été conçu par notre équipe de développement de logiciels interne, malgré le fait que l'équipe était confrontée à de nombreux autres défis liés à la pandémie. Étant donné que de nombreuses organisations sont confrontées à des défis similaires, il peut sembler que l'identification d'une solution externe suffisamment proche aurait été plus efficace. Si une fonctionnalité de filtrage était la seule exigence, l'externalisation aurait eu du sens. Cependant, pour créer une approche unifiée et coordonnée qui représentait des populations diverses dans les milieux hospitaliers, ambulatoires et universitaires, des itérations de conception fréquentes étaient nécessaires de la part d'une équipe qui comprenait et était prête à travailler sur les complexités opérationnelles de tous nos campus. L'utilisation de ressources internes pour cette tâche nous a permis de nous adapter aux orientations de santé publique en évolution rapide et aux besoins spécifiques du campus. Cette flexibilité était essentielle pour l'adhésion généralisée des parties prenantes. Bien qu'une enquête quotidienne aurait pu être créée dans un système tiers, de nombreuses fonctionnalités nécessitaient une personnalisation et une intégration, telles que la possibilité d'empêcher une personne avec un laissez-passer rouge de terminer un nouveau dépistage jusqu'à ce qu'elle soit cliniquement autorisée. De plus, l'utilisation d'équipes logicielles internes nous a donné une flexibilité totale pour intégrer une logique complexe et PennOpen Pass dans d'autres systèmes d'entreprise.

Notre équipe produit a suivi un processus de développement logiciel Agile pour itérer rapidement l'application Web et tester rapidement les concepts grâce à des pilotes à cycle rapide à petite échelle.1 En juin 2020, nous avons mené un pilote de 2 semaines pour évaluer l'adoption, les expériences utilisateur et les flux de travail cliniques. et les exigences opérationnelles.

Les problèmes de conception du questionnaire ont initialement conduit à un taux élevé d'erreurs des utilisateurs dans la génération de passes rouges, représentant 80% des passes rouges et entraînant une charge inutile pour les équipes qui géraient les passes rouges ainsi que pour les utilisateurs eux-mêmes, qui étaient retardé pour pouvoir entrer dans les bâtiments du campus. En conséquence, nous avons appliqué les principes de conception centrée sur l'utilisateur en modifiant la conception du questionnaire (par exemple, en simplifiant le langage utilisé dans les questions de sélection et les choix de réponse pour améliorer l'interprétabilité), en améliorant la conception centrée sur l'utilisateur (par exemple, en améliorant la convivialité des boutons à l'écran. pour minimiser les erreurs de clic) et donner aux utilisateurs une période de temps libre pour reprendre leur questionnaire s'ils ont généré un laissez-passer rouge par erreur. Ces changements ont réduit le taux de réussite au rouge de 1,5% pendant le projet pilote à 0,8%, mais ils n'ont pas diminué le nombre total de symptômes ou d'expositions signalés dans les jours qui ont suivi. La refonte du questionnaire a également permis d'accélérer la réalisation de l'enquête, réduisant le temps moyen de réponse de 36 à 13 secondes. Nous avons également supprimé les frictions du processus de connexion sur la base des commentaires des utilisateurs, comme la suppression de l'authentification quotidienne à deux facteurs pour la majorité des groupes d'utilisateurs.

Grâce à ces améliorations de conception, l'équipe a franchi la première étape d'un déploiement progressif auprès de plus de 30000 professeurs, employés et étudiants de Penn d'ici juillet 2020. Avec une petite équipe de mise en œuvre face à un campus universitaire de 12 écoles avec des besoins différents, nous avons tiré parti des opérations locales. groupes de chaque école (par exemple, droit, ingénierie, design, médecine, etc.). Nous avons développé une boîte à outils de mise en œuvre détaillée avec des modèles de flux de travail, des communications normalisées et des heures de bureau virtuelles pour répondre aux questions et favoriser l'apprentissage et la diffusion entre pairs (Figure 6). En juillet 2020, chacune des 12 écoles de Penn a été mise en service dans le cadre d'un processus en trois étapes d'un mois: (1) préparation de la mise en service, (2) inscription des utilisateurs et (3) obligation d'utilisation pour l'accès au bâtiment. À partir de septembre 2020, le même modèle a été utilisé pour déployer le programme dans le système de santé.

Réparer l'avion en le pilotantEntre les déploiements de Penn et de l'UPHS, nous avons développé et mis en œuvre le RPMS pour améliorer l'évolutivité alors que nous nous préparions à recruter 40 000 employés supplémentaires du système de santé. Bien qu'il y ait eu une accalmie dans la région de Philadelphie au cours de l'été 2020, nous avons reconnu le besoin urgent de mettre en œuvre PennOpen Pass dans notre système de santé d'ici le début de l'automne 2020, car le nombre de cas nationaux augmentait rapidement. L'urgence temporelle nous a obligés à «réparer l'avion tout en le pilotant», à déployer PennOpen Pass sur nos campus UPHS lors du prototypage et de la refonte itérative du RPMS malgré tous les protocoles cliniques et les spécifications logicielles qui nécessitaient encore des raffinements et des tests au moment du lancement. Un groupe de travail quotidien composé d'employés du centre d'appels PennOpen Pass, de la direction des soins infirmiers, de la médecine du travail et de la lutte contre les infections a examiné les scénarios cliniques et les problèmes techniques pour adapter le RPMS en un système de dépistage des passes rouges fonctionnel et de bout en bout qui pourrait être utilisé dans toute l'UPHS et par le petit nombre d'étudiants, de professeurs et de membres du personnel de Penn qui travaillaient sur le campus à l'automne 2020.

Haies

Considérations organisationnellesLes principaux obstacles lors de la conception et du développement étaient plus organisationnels et humains que techniques. PennOpen Pass et RPMS ont touché tous les aspects de l'université et du système de santé, nécessitant des discussions approfondies, la participation des parties prenantes et l'adhésion à la prise de décision (Figure 7). La cartographie visuelle, le prototypage et les pilotes ont aidé à éclairer la prise de décision, à réaliser l'alignement et à identifier les exigences et les flux de travail qui répondraient aux besoins de notre diversecampus.

Le groupe de travail central centralisait les décisions de contrôle des changements qui avaient été largement décentralisées jusque-là, coordonnant et hiérarchisant les demandes et les contributions des parties prenantes tout en faisant appel à des experts locaux pour obtenir des conseils. Par exemple, un groupe consultatif sur la protection de la vie privée, les questions juridiques et les ressources humaines a aidé à élaborer la politique de confidentialité du programme accessible au public, qui décrivait l'objectif du PennOpen Pass, les informations qui seraient collectées auprès des utilisateurs, la manière dont les données seraient utilisées et qui aurait accès aux données. En outre, la politique de confidentialité indiquait clairement que l'emplacement numérique et les données de contact des utilisateurs ne seraient ni collectés ni utilisés et que les informations des utilisateurs ne seraient mises à la disposition que de ceux qui exercent des fonctions de santé et de sécurité, tels que les traceurs de contacts et les cliniciens. De plus, nous avons travaillé en étroite collaboration avec un groupe consultatif clinique et de santé publique pour développer des algorithmes cliniques qui pourraient être utilisés pour guider les tests, pour faciliter la recherche des contacts et pour déterminer quand les utilisateurs pourraient retourner au travail ou à l'école.

Considérations cliniques et besoins en personnelPennOpen Pass et RPMS devaient équilibrer la détection adéquate des situations préoccupantes (essentielles pour assurer la sécurité du campus et du système de santé) contre la surdétection et le risque de contraintes inutiles sur la dotation en personnel pour les rôles essentiels du campus et du système de santé. Nous avons convoqué des médecins spécialistes des maladies infectieuses, des épidémiologistes et des responsables opérationnels pour se joindre à notre groupe de travail principal et fournir des conseils d'experts sur la façon d'atteindre cet équilibre. Nous avons également formé des infirmières autorisées avec une infirmière responsable désignée et un directeur médical. Les responsables cliniques étaient responsables de la diffusion et de la mise en œuvre des directives institutionnelles relatives aux tests et à la mise en quarantaine, qui ont évolué à mesure que les directives de santé publique ont changé.

Les principaux obstacles lors de la conception et du développement étaient plus organisationnels et humains que techniques. PennOpen Pass et RPMS ont touché tous les aspects de l'université et du système de santé, nécessitant des discussions approfondies, l'engagement des parties prenantes et l'adhésion à la prise de décision.

Pour déterminer quels symptômes PennOpen Pass devrait dépister quotidiennement, nous nous sommes référés aux symptômes de Covid-19 décrits et mis à jour par les Centers for Disease Control and Prevention.2 La tension entre une détection adéquate et une surdétection a été ressentie de manière aiguë lors de l'examen des symptômes (individuellement ou en tant que partie d'un groupe de symptômes) devrait déclencher une passe rouge. Notre plus grand défi était le peu de preuves disponibles pour guider notre processus de prise de décision.3 De nombreux symptômes associés au Covid-19, tels que les maux de gorge, ne sont pas spécifiques. Les symptômes d'autres maladies transmissibles, telles que la fièvre et la toux nouvellement développée, étaient suffisamment préoccupants pour Covid-19 qu'ils justifiaient un dépistage immédiat et un auto-isolement. Les symptômes qui sont devenus presque pathognomoniques pour Covid-19, tels que la perte de goût et d'odeur, étaient plus faciles à inclure en tant que déclencheurs individuels de la passe rouge. L'algorithme finalisé et la liste des symptômes déclenchant une passe rouge et une évaluation plus approfondie sont inclus dans la figure 8.

Étant donné qu'environ 30% des personnes capables de transmettre la maladie étaient asymptomatiques 4,5, nous avons mis l'accent sur l'identification, la mise en quarantaine et le dépistage des personnes présentant des expositions préoccupantes, en plus de celles présentant des symptômes. La classification des expositions était plus difficile que la classification des symptômes, reflétant non seulement le mécanisme d’exposition, mais aussi l’incertitude quant aux propres risques du contact. Une proportion substantielle des membres de notre campus résidaient dans des quartiers pauvres et majoritairement minoritaires qui étaient accablés de manière disproportionnée par la pandémie. Bien que nous ayons besoin d'un processus de dépistage suffisamment sensible pour détecter les expositions concernant les expositions, nous avons également dû le soutenir avec des contacts centrés sur l'humain pour tenir compte des besoins des utilisateurs individuels et des communautés dans lesquelles ils résidaient. Nous avons reconnu que nous pourrions avoir besoin de nous fier à PennOpen Pass dans un avenir prévisible et nous espérions gagner la confiance et l'acceptation à long terme de nos utilisateurs.

Les défis et la valeur de l'intégration de l'automatisationLes projections initiales indiquaient que 3,8 millions de dollars seraient nécessaires pour gérer les utilisateurs avec des laissez-passer rouges pendant 12 mois à l'aide d'un programme manuel doté d'un personnel humain. Ce chiffre, déjà décourageant, a été rendu encore moins réalisable car peu de personnel pouvait être réaffecté à cette tâche, un gel des recrutements avait limité le nouveau personnel et la pandémie avait déjà provoqué une tension financière. L'automatisation d'une grande partie du processus, de l'identification à la gestion en passant par l'autorisation de retour au travail, a été immédiatement reconnue comme une exigence clé. Le RPMS a fourni la capacité interne de tester et de valider les processus qui étaient supposés être automatisables tout en garantissant la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux commentaires des utilisateurs, aux demandes des parties prenantes et à la nature évolutive de la pandémie. Cependant, le paysage en constante évolution et les multiples demandes des utilisateurs étaient difficiles.

Premièrement, nous nous sommes heurtés à des obstacles internes au concept d'automatisation lui-même. De nombreux membres de notre équipe ont défini leurs rôles comme fournissant un contact humain essentiel et une expertise difficile à reproduire dans le contexte de conditions émotionnellement sensibles. L'acceptation du rôle de l'automatisation est devenue plus facile à mesure que l'impossibilité de soutenir les approches manuelles est devenue plus évidente avec l'expérience.

Deuxièmement, le délai pour un produit minimum viable était court. Notre approche «réparer l'avion tout en le pilotant» reconnaissait qu'un apprentissage critique se produirait en cours de route, mais les hoquets rencontrés par les utilisateurs au cours des premiers stades de développement ont créé des perceptions persistantes parmi les utilisateurs selon lesquelles le programme était inefficace ou peu fiable. Pour surmonter ces défis, il fallait un niveau de transparence, de vulnérabilité et une réactivité rapide face aux préoccupations à une échelle que beaucoup d’entre nous n’avaient pas connue auparavant.

Troisièmement, alors que nous pensions initialement que l'évaluation des expositions pouvait être largement automatisée grâce à l'utilisation d'un ensemble de questions de suivi du RPMS, nous avons rapidement appris que les scénarios d'exposition des utilisateurs étaient trop nuancés et idiosyncratiques pour tomber dans des schémas simples. Les histoires individuelles ont évolué au fil du temps au fur et à mesure que les utilisateurs se rappelaient des détails ou obtenaient des informations collatérales de leurs contacts dans les heures ou les jours suivants. Nous avons transformé les questions RPMS pour recueillir des informations de base, telles que quand une exposition s'est produite et si les individus portaient ou non un masque.

Quatrièmement, alors que le processus d'admission initial était variable d'une personne à l'autre, nous avons appris que le processus de compensation des personnes pour leur retour au travail pouvait être largement automatisé. Pour les personnes présentant des symptômes, nous avons suivi les conseils de santé publique après avoir reçu les résultats de leurs tests. Pour les expositions, nous avons conçu le RPMS pour effectuer un suivi basé sur le temps afin de déterminer si les utilisateurs restaient asymptomatiques ou, conformément aux directives de santé publique plus tard dans la pandémie, s'ils avaient suivi des stratégies basées sur des tests pour retourner sur le campus à 10 jours au lieu de attendre les 14 jours complets. Nous avons également tiré parti du RPMS pour signaler les personnes confrontées à des situations plus complexes telles que les expositions domestiques, en réservant ces personnes à un processus plus pratique et géré par les cliniciens.

Adaptation et expansionL'évolution des directives de santé publique a nécessité un processus de mise en œuvre flexible et continu et le développement de logiciels en interne pour nous maintenir agiles. Par exemple, PennOpen Pass a été adapté pour renforcer les avertissements de voyage pendant les vacances d'hiver, et ses recommandations de mise en quarantaine ou d'auto-isolement ont été ajustées pour les utilisateurs vaccinés. Le programme a connu un certain nombre d'extensions. Premièrement, il a été élargi pour prendre en charge le dépistage des symptômes et de l'exposition des patients et de leurs visiteurs avant d'entrer dans nos établissements de santé. Deuxièmement, le succès du PennOpen Pass à l'automne 2020 a généré la confiance parmi les dirigeants de Penn que les membres de la communauté de Penn qui sont retournés sur le campus universitaire pourraient être surveillés et soignés en toute sécurité lorsque des préoccupations concernant Covid-19 se sont manifestées.

De juin 2020 à février 2021, plus de 75000 membres du campus se sont inscrits au PennOpen Pass. Pendant cette période, le programme a pris en charge 4 183 462 contrôles de surveillance quotidiens et les équipes PennOpen Pass et RPMS ont émis et géré 25 117 laissez-passer rouges.

En janvier 2021, le campus a été «rouvert» pour permettre à plus de 3000 étudiants de vivre sur le campus et pour réintroduire un nombre accru d'activités en personne (par exemple, ouvrir des installations sportives pour les étudiants athlètes et ouvrir des salles à manger) pour des milliers d'étudiants vivant à la fois sur et hors campus. Les points de contrôle PennOpen Pass ont été intégrés dans tous les bâtiments, y compris les dortoirs et les espaces communs. Le même mois, PennOpen Pass a été intégré à un programme de test de surveillance Covid-19 qui testait tous les étudiants de premier cycle deux fois par semaine, tous les étudiants diplômés une fois par semaine et certains membres de la communauté de Penn (c'est-à-dire ceux qui ont accédé aux terrains ou aux installations du campus pendant 4 heures ou plus). par semaine) une fois par semaine. Si les personnes recevaient un test positif ou ne se conformaient pas à la planification d'un test de dépistage, leur réussite serait automatiquement convertie en une note rouge. Le programme de tests de surveillance et le système PennOpen Pass ont été considérés comme complémentaires. Un programme pouvait détecter des infections asymptomatiques, et l’autre fournissait un bras effecteur pour la mise en œuvre de techniques d’atténuation de la santé publique par le biais du système de passe rouge et de l’équipe de repéreurs de contacts et de cliniciens de PennOpen Pass.

L'équipe

Un groupe de travail principal a été constitué pour développer PennOpen Pass et le RPMS du Penn Medicine Center for Health Care Innovation, des Penn Medicine Information Services, du Center for Health Incentives and Behavioral Economics et des dirigeants de Penn et de l'UPHS. Après la mise en œuvre à l'échelle de l'université, le groupe de travail principal a géré la transition du programme vers la structure opérationnelle actuelle du Penn Medicine Center for Connected Care (figure 9).

Métrique

De juin 2020 à février 2021, plus de 75000 membres du campus se sont inscrits au PennOpen Pass. Pendant cette période, le programme a pris en charge 4 183 462 contrôles de surveillance quotidiens et les équipes PennOpen Pass et RPMS ont émis et géré 25 117 laissez-passer rouges. Les expositions représentaient 54% des passes rouges. Les symptômes les plus courants déclenchant des passes rouges déclenchées étaient la toux (18%), la fatigue (16%) et la fièvre (15%). Parmi les 37 034 employés de l'UPHS qui se sont inscrits au PennOpen Pass - les utilisateurs qui étaient les plus susceptibles de subir des tests par le biais du système de santé lorsqu'ils ont déclenché une passe rouge - 1 276 tests positifs ont eu lieu. Pour mettre en contexte, dans les cinq comtés du sud-est de la Pennsylvanie entourant Philadelphie lors de la flambée de décembre 2020, le nombre médian de nouveaux cas pour 100000 au cours des 7 derniers jours était de 53,7 (intervalle de 44,7 à 64,8). À titre de comparaison, le nombre médian de nouveaux cas pour 100 000 au cours des 7 derniers jours parmi les employés de l'UPHS qui se sont inscrits au PennOpen Pass en décembre était de 63,3 (intervalle de 44,6 à 72,3). Parmi ceux qui ont été testés positifs, 44% ont attesté des symptômes, 11% ont attesté uniquement une exposition et 45% ont attesté à la fois des symptômes et une exposition.

Grâce à l'automatisation et à des améliorations itératives, le système final PennOpen Pass a permis de réduire le temps médian des autorisations de passage rouge d'un maximum de 45 heures à la mi-novembre à 27 heures à la fin de décembre 2020. Le coût d'administration de PennOpen Pass avec notre Le modèle de dotation actuel combiné aux coûts technologiques devrait s'établir à 0,9 million de dollars sur une période de 12 mois. Ce chiffre est nettement inférieur au montant initial de 3,8 millions de dollars projeté pour un système PennOpen Pass sans automatisation.

Où commencer

Au cours du processus de développement et de mise en œuvre de PennOpen Pass, nous avons appris plusieurs leçons clés pour l'avenir des innovations dans les soins de santé :

1. Une mission commune partagée peut être une force motrice pour faire avancer de nouvelles initiatives. Bien que la pandémie ait été une expérience que beaucoup d'entre nous ne voudraient pas répéter, elle a réuni des gens de parties disparates et cloisonnées de nos campus avec un sentiment d'extrême urgence pour atteindre un objectif commun. Alors que la pandémie diminue, nous devons identifier des stratégies pour identifier les futures missions partagées et travailler ensemble pour atteindre ces objectifs.
2. Les défis de la prestation des soins de santé peuvent être surmontés. Souvent, dans les soins de santé, les solutions aux défis sont entachées de pessimisme quant à ce qui n'est pas légalement possible, d'une structure de remboursement qui n'est pas prête ou de situations dans lesquelles la technologie n'existe pas. Le développement de PennOpen Pass et RPMS a démontré la faisabilité d'élaborer une nouvelle approche qui nécessitait de relever une variété de défis juridiques et de confidentialité des données sans modèle de remboursement et de créer une solution technologique personnalisée lorsqu'il n'en existait pas. La pandémie nous a appris que nous pouvons surmonter des défis apparemment insurmontables avec ingéniosité, imagination et collaboration.
3. La confiance est une voie à double sens critique qui passe par des innovations réussies. D'une part, nous avons dû apprendre à faire confiance à nos utilisateurs, car PennOpen Pass est un système d'honneur. D'autre part, les parties prenantes ont dû apprendre à faire confiance à PennOpen Pass et à l'équipe de développement. Nous avons dû renforcer cette confiance en produisant des résultats significatifs (par exemple, mise en œuvre réussie d'un processus de test accéléré, recherche des contacts et suivi des passes rouges); en faisant des choix judicieux dans nos politiques, nos communications et notre conception (comme notre politique de confidentialité et la protection des données identifiées Red Pass); et en maintenant l'ouverture avec les responsables opérationnels pendant la mise en œuvre.
4. L'automatisation peut être intégrée aux soins, et les soins de santé ne perdront pas leur humanité. Au départ, l'automatisation du système de passe rouge a rencontré des hésitations, même au sein de notre propre équipe. Cependant, lorsque nous avons ouvert le système PennOpen Pass à 70000 utilisateurs, il est devenu clair que le taux de réussite quotidien estimé à 0,5% nécessiterait une quantité considérable de travail pour traiter les utilisateurs présentant des symptômes et / ou des expositions et pour renvoyer efficacement les personnes au travail. Ce travail pourrait en grande partie se faire de manière algorithmique. L'automatisation des tâches de routine a aidé nos cliniciens à se concentrer sur la fourniture de soins humains à ceux qui en avaient le plus besoin : les inquiets et les cliniquement complexes. Le système PennOpen Pass fournit une épine dorsale technologique, opérationnelle et clinique qui peut être réorganisée après la pandémie pour des initiatives de dépistage de la santé et de la sécurité plus efficaces et à grande échelle telles que le suivi postopératoire ou les approches de gestion de la santé de la population pour d'autres conditions pour lesquelles la détection précoce du déclin clinique est essentielle.

Notre expérience avec Penn OpenPass et le RPMS a démontré que les défis techniques qui définissaient notre solution initiale allaient de pair avec des défis organisationnels encore plus importants, souvent chronophages, de gestion des parties prenantes et de mise en œuvre opérationnelle. Pourtant, nous étions motivés par l'importance d'enrayer la pandémie, d'assurer la sécurité de notre campus et d'aider les membres de notre campus à se sentir en sécurité. Bien que PennOpen Pass ait été créé sous la pression de la pandémie, les leçons que nous avons apprises nous aideront à faire progresser les innovations en matière de soins de santé à l'avenir.

• Katy Mahraj, MSIDirecteur des opérations du Center for Health Care Innovation, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Krisda H. Chaiyachati, MD, MPH, MSHPDirecteur médical pour PennOpen Pass, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• David A. Asch, MD, MBADirecteur exécutif du Center for Health Care Innovation, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Glenn Fala, MSDirecteur adjoint de l'information, Développement de logiciels, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• David Do, MDProfesseur adjoint de neurologie clinique, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Doreen LamÉtudiant en médecine, Université de Pennsylvanie, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Amy Miller, MSDirecteur des technologies de l'information, Université de Pennsylvanie, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Nancy Mannion, DNP, inf. CEN, FAENInfirmière Manager par intérim pour PennLINKS au Center for Connected Care, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Vanessa Stoloff, MDDirecteur médical chez University of Pennsylvania Student Health Service, University of Pennsylvania, Philadelphia, Pennsylvania, USA
• Ashlee Halbritter, MPHDirecteur de Campus Health, Université de Pennsylvanie, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Ann Marie Huffenberger, DBA, RN, NEA-BCDirecteur des opérations du Center for Connected Care, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Julie des opérations universitaires pour PennOpen Pass, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Judith A. O'Donnell, MDProfesseur de médecine clinique et directeur de la prévention et du contrôle des infections au Penn Presbyterian Medical Center, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Judith Green-McKenzie, MD, MPHProfesseur de médecine et Division de médecine du travail et de l'environnement, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Kash Patel, MSVice-président et directeur de la technologie, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Roy Rosin, MBAChief Innovation Officer, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Greg Kruse, MSc, MPHVice-président associé des opérations stratégiques, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• P.J. Brennan, MDMédecin en chef, University of Pennsylvania Health System, Philadelphie, Pennsylvanie, États-Unis
• Kevin G. Volpp, MD, PhDProfesseur de médecine et directeur du Center for Health Incentives and Behavioral Economics, University of Pennsylvania, Philadelphia, Pennsylvania, USA

Remerciements

Nous remercions Dawn Augustino, Greg Barendt et l'équipe de développement de logiciels de Penn Medicine, Michael Begley, Sean Burke, Carolyn Cannuscio, Andy Cruz, Deirdre Darragh, Jennifer Feldman, Eugene Gitelman, Erika Gross, Mike Restuccia, C. William Hanson III, Virginie Haughey, Davis Hermann, Sharon Jankauskas, Damien Leri, Gina Marinilli, Susan McGarvey, Tom Murphy, Anthony Nguyen, Maureen O'Leary, Jennifer Pinto-Martin, Scott Schafer, Lauren Steinfeld, le Centre for Public Health Initiatives et le PennOpen Pass Centre d'appels, équipes de soins infirmiers, personnel clinique, traceurs de contacts et équipes de santé publique.

• Katy Mahraj, Krisda H. Chaiyachati, David A. Asch, Glenn Fala, David Do, Doreen Lam, Amy Miller, Nancy Mannion, Vanessa Stoloff, Ashlee Halbritter, Ann Marie Huffenberger, Julie Shuttleworth, Judith A. O'Donnell, Judith Green -McKenzie, Kash Patel, Roy Rosin, Greg Kruse, PJ Brennan et Kevin G. Volpp n'ont rien à divulguer.
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