Conformité COVID OSHA pour le lieu de travail et l'industrie de la santé

Le 21 juin 2021, l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) a adopté sa COVID-19 Healthcare Emergency Temporary Standard (ETS). Les employeurs fournissant des services de santé seront tenus de se conformer aux nouvelles normes spécifiques à la COVID-19 qu'il spécifie. L'ETS s'applique à tous les milieux où un employé fournit des « services de santé » ou des « services de soutien aux soins de santé ».

Employeurs couverts

L'ETS définit les « services de santé » comme :

« services fournis à des personnes par des professionnels de la santé (par exemple, médecins, infirmières, personnel médical d'urgence, professionnels de la santé bucco-dentaire) dans le but de promouvoir, maintenir, surveiller ou rétablir la santé. Les services de santé sont fournis par divers moyens, notamment : l'hospitalisation, les soins de longue durée, les soins ambulatoires, les soins à domicile et les soins palliatifs, les interventions médicales d'urgence et le transport des patients. Aux fins du présent article, les services de santé comprennent les autopsies.

et « services de soutien aux soins de santé » comme :

« des services qui facilitent la prestation de services de santé. Les services de soutien aux soins de santé comprennent l'accueil/l'admission des patients, les services de restauration des patients, la maintenance des équipements et des installations, les services d'entretien ménager, les services de blanchisserie, les services de traitement des déchets médicaux et les services de nettoyage/retraitement des équipements médicaux.

L'ETS comprend également une liste d'exemptions spécifiques à ces définitions, qui comprennent :

  1. la fourniture de premiers soins par un employé qui n'est pas un fournisseur de soins de santé agréé ;
  2. la délivrance d'ordonnances par les pharmaciens dans les commerces de détail ;
  3. les établissements de soins ambulatoires non hospitaliers où tous les non-employés sont examinés avant l'entrée et les personnes suspectées ou confirmées de COVID-19 ne sont pas autorisées à entrer dans ces établissements ;
  4. des établissements de soins ambulatoires hospitaliers bien définis où tous les employés sont entièrement vaccinés et tous les non-employés sont dépistés avant l'entrée et les personnes suspectées ou confirmées de COVID-19 ne sont pas autorisées à entrer dans ces établissements ;
  5. les établissements de soins à domicile où tous les employés sont entièrement vaccinés et tous les non-employés sont dépistés avant l'entrée et les personnes suspectées ou confirmées de COVID-19 ne sont pas présentes ;
  6. services de soutien aux soins de santé non fournis dans un établissement de soins de santé (par exemple, blanchisserie hors site, facturation médicale hors site); ou alors
  7. services de télésanté fournis à l'extérieur d'un milieu où sont dispensés des soins directs aux patients

L'OSHA a fourni un organigramme pour aider les employeurs à déterminer si leur lieu de travail est couvert par l'ETS.

Cependant, qu'un employeur soit ou non couvert par l'ETS, les normes peuvent être instructives lorsqu'elles sont prises en relation avec les directives volontaires COVID-19 récemment mises à jour de l'OSHA.

Aperçu sommaire des aspects clés de l'ETS

À compter du 21 juin 2021, les employeurs soumis à l'ETS auront quatorze (14) jours pour se conformer à la plupart des exigences ETS et trente (30) jours pour se conformer aux exigences relatives aux barrières physiques, à la ventilation et à la formation. Certaines des exigences de l'ETS sont résumées ci-dessous.

  • Projection quotidienne : Avec l'aide d'un coordinateur de sécurité COVID-19 désigné, les employeurs doivent effectuer des dépistages ou des évaluations des risques quotidiens pour déterminer si des employés, des patients ou d'autres visiteurs pourraient être positifs pour COVID-19. Dans les lieux de travail où des soins directs aux patients sont fournis, les employeurs doivent (i) limiter et surveiller les points d'entrée, (ii) filtrer et trier les patients et autres visiteurs pour déterminer s'ils sont positifs au COVID-19 ou présentent des symptômes de COVID-19, et (iii) mettre en œuvre d'autres stratégies de gestion des patients telles qu'établies dans les directives du CDC.
  • Équipement de protection individuelle (EPI) : Les employeurs doivent fournir des masques faciaux (par exemple, des masques chirurgicaux) à leurs employés et s'assurer que les employés les portent lorsqu'ils sont à l'intérieur et lorsqu'ils occupent un véhicule avec d'autres personnes à des fins professionnelles.

    Les exceptions à cette exigence de masque facial incluent les situations (i) lorsqu'un employé est seul dans une pièce; (ii) dans lequel un employé mange et boit sur le lieu de travail à au moins six pieds (6 pi) de distance de toute autre personne, ou séparé des autres personnes par une barrière physique ; et (iii) lorsqu'un employé ne peut pas porter de masque facial en raison d'une nécessité médicale, d'une condition ou d'un handicap, tel que défini dans l'Americans with Disabilities Act, ou en raison d'une croyance religieuse.

  • Mini programme de protection respiratoire (MRPP) : Si un employeur (i) fournit aux employés des respirateurs au lieu de masques faciaux ou (ii) permet aux employés de porter leurs propres respirateurs au lieu de masques faciaux, alors les dispositions du MRPP sont déclenchées. Lorsqu'ils sont déclenchés, les employeurs doivent prendre certaines mesures, notamment fournir aux employés un avis contenant des instructions sur l'utilisation du respirateur à l'aide du texte prescrit par ETS, effectuer une vérification des sceaux de l'utilisateur et fournir une brève formation à chaque employé concerné.

    Dans certaines circonstances, les respirateurs peuvent être réutilisés, mais dans le cas contraire, ils doivent être jetés et remplacés.

  • Exigences relatives aux congés payés : Les employeurs comptant plus de dix (10) employés doivent accorder des congés payés aux employés retirés du lieu de travail en raison de conditions conformes aux directives ETS, à quelques exceptions près. Les employés licenciés doivent recevoir des « avantages auxquels l'employé a normalement droit » et « doit également verser à l'employé le même salaire régulier qu'il aurait reçu s'il ne s'était pas absenté du travail, jusqu'à concurrence de 1 400 $ par semaine, jusqu'à ce que le l'employé répond aux critères de retour au travail.

    Si un employeur compte moins de 500 employés, l'employeur est autorisé, après qu'un employé a été congédié pendant deux semaines, de réduire le salaire aux deux tiers du salaire régulier que l'employé aurait reçu s'il ne s'était pas absenté du travail, jusqu'à à 200 $ par jour (ce qui totalise 1 000 $ par semaine dans la plupart des cas).

  • Régime COVID-19 : Tous les employeurs, avec la contribution de leurs employés, doivent créer et mettre en œuvre un plan COVID-19, qui doit être écrit s'il y a plus de dix (10) employés. Un plan COVID-19 doit établir des politiques et des procédures, alignées sur les directives de l'ETS et du CDC, pour minimiser le risque de transmission de COVID-19 aux employés.

    Un coordinateur de sécurité COVID-19 doit être désigné et autorisé pour assurer le respect de ces politiques et procédures. Le plan doit inclure les dépistages requis, ou les évaluations des risques COVID-19 spécifiques au lieu de travail, pour identifier si des employés, des patients ou des visiteurs pourraient être positifs au COVID-19 ou présenter des symptômes de COVID-19. L'OSHA a fourni un exemple de questionnaire de dépistage de la COVID-19 aux employés.

    Les employés entièrement vaccinés seront exemptés des exigences de masquage et de distance physique uniquement si le plan COVID-19 comprend un système pour déterminer le statut vaccinal des employés. Les employés qui sont définis comme étant entièrement vaccinés sont ceux qui ont reçu leur dose finale du vaccin COVID-19 plus de deux semaines auparavant.

  • Se conformer aux directives du CDC : Les employeurs doivent suivre les directives pertinentes du CDC pour la mise en œuvre des stratégies de gestion des patients.

    Les employeurs sont également tenus de se conformer aux précautions standard et basées sur la transmission du CDC. Les directives CDC incorporées sont référencées et peuvent être trouvées dans 29 CFR § 1910.509.

  • Procédures générant des aérosols sur une personne suspectée ou confirmée de COVID-19 : En raison du risque élevé d'exposition posé par l'exécution de procédures générant des aérosols sur des personnes suspectées ou confirmées de COVID-19, seuls les employés essentiels pour les soins aux patients et le soutien aux procédures seront autorisés à être présents pendant ces procédures. Si elles sont disponibles, les procédures générant des aérosols doivent être effectuées dans une chambre d'isolement pour infections aéroportées. Une fois ces procédures génératrices d'aérosols terminées, les surfaces et l'équipement doivent être nettoyés et désinfectés.
  • Distanciation physique : Les personnes doivent être distantes d'au moins six pieds (6 pieds) lorsqu'elles sont à l'intérieur, à moins qu'une telle distance physique ne soit pas possible pour certaines activités, telles que les soins médicaux pratiques. Cette exigence de distanciation ne s'applique pas aux expositions momentanées en mouvement (par exemple, dans les couloirs ou les allées). Les employés entièrement vaccinés seront généralement dispensés de cette exigence.
  • Barrières physiques: À chaque lieu de travail fixe en dehors des zones de soins directs aux patients où les employés ne sont pas séparés des autres personnes d'au moins six pieds (6 pi), des barrières solides nettoyables ou jetables doivent être installées lorsque cela est possible. La barrière doit être dimensionnée et située de manière à bloquer les passages face à face entre les individus, en fonction de l'endroit où chaque personne se tiendrait ou s'asseyait normalement. La barrière peut avoir un espace de passage en bas pour les objets et les marchandises.

    Les barrières physiques ne sont pas nécessaires dans les zones de soins directs aux patients ou dans les chambres des résidents.

  • Nettoyage et désinfection : Des barrières solides nettoyables ou jetables doivent être installées à chaque lieu de travail fixe dans les zones de soins autres que les patients où les employés ne sont pas séparés des autres personnes d'au moins six pieds (6 pi). Les surfaces et l'équipement dans les zones de soins aux patients, les chambres des résidents et les autres dispositifs et équipements médicaux devront être régulièrement nettoyés et désinfectés conformément aux directives du CDC.

    Pour toutes les autres zones, les surfaces et équipements fréquemment touchés doivent être nettoyés au moins une fois par jour, et un désinfectant pour les mains à base d'alcool contenant au moins soixante pour cent (60 %) d'alcool doit être fourni ou rendu facilement accessible dans les installations de lavage des mains.

  • Ventilation: Lorsqu'un employeur possède ou contrôle un bâtiment avec des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC) existants, ces systèmes doivent être utilisés conformément aux instructions du fabricant et aux spécifications de conception. Les filtres à air doivent avoir une valeur de rapport d'efficacité minimale (MERV) de 13 ou plus si le système le permet.
  • Dépistage de santé et gestion médicale : Les employés doivent être contrôlés avant chaque journée de travail et chaque quart de travail, et informer rapidement leurs employeurs s'ils sont positifs au COVID-19, sont soupçonnés d'avoir le COVID-19 ou présentent des symptômes du COVID-19. À leur tour, les employeurs devront informer certains employés dans les 24 heures lorsqu'une personne qui a été sur le lieu de travail s'avère positive au COVID-19.
  • Vaccination: Les employeurs doivent donner à leurs employés un délai raisonnable et des congés payés pour se faire vacciner et se remettre de tout effet secondaire du vaccin.
  • Formation: Les employés doivent être formés sur les risques de transmission du COVID-19, ainsi que sur toutes les politiques et procédures pertinentes mises en place pour réduire ces risques. Les employeurs peuvent s'appuyer sur une formation déjà suivie si elle répond aux exigences pertinentes de l'ETS. Cependant, les employeurs doivent s'assurer que chaque employé reçoive une formation supplémentaire au besoin d'une personne compétente en la matière.
  • Anti-représailles : Les employeurs doivent informer chaque employé de leur droit aux protections requises par l'ETS, et il leur est interdit de licencier ou de discriminer tout employé pour avoir exercé ses droits aux protections requises par l'ETS.
  • Tenue de dossiers : En plus des exigences existantes en matière de tenue de dossiers, tous les employeurs comptant plus de dix (10) employés doivent avoir mis en place une tenue de dossiers adéquate. Toutes les versions du plan COVID-19 doivent être conservées.

    Les employeurs doivent également tenir un journal COVID-19 pour enregistrer chaque cas identifié par l'employeur dans lequel un employé est positif au COVID-19, qu'il soit ou non lié à une exposition sur le lieu de travail. À la demande d'un employé, un employeur doit fournir des copies anonymisées de tous les dossiers devant être conservés par l'ETS avant la fin du jour ouvrable suivant.

  • Signalement des décès et des hospitalisations liés au COVID-19 à l'OSHA : Les employeurs doivent signaler à l'OSHA chaque décès lié au COVID-19 lié au travail dans les huit (8) heures suivant leur connaissance, et dans les 24 heures pour chaque hospitalisation liée au COVID-19 liée au travail.

Les employeurs soumis à l'ETS voudront agir rapidement pour assurer la pleine conformité avec l'ETS. De nombreux employeurs ont peut-être déjà mis en œuvre des politiques qui répondent aux exigences de l'ETS, mais certaines des exigences sont nouvelles, telles que le MRPP, les exigences en matière de congés payés et les nouvelles obligations en matière de formation, de tenue de dossiers et de déclaration. Le respect de l'ETS ne dispense pas les employeurs de se conformer aux mandats applicables des gouvernements étatiques ou locaux.

Le respect de l'ETS et d'autres normes et directives pertinentes de l'OSHA nécessitera une attention particulière et une concentration continue afin de garantir que les employés disposent d'un lieu de travail sûr et exempt de dangers reconnus.

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National Law Review, Volume XI, Numéro 172