La base de données de mémos COVID-19 de l'Université de Stanford est importante, opportune, de large portée, facile à utiliser et aide à éliminer tout le « bruit » des coronavirus, selon plusieurs conseillers juridiques actuels et anciens qui l'ont utilisée.

Créée en pensant à l'avocat général, mais recherchée également par les cabinets d'avocats, Stanford a placé toutes les notes COVID-19 qui inondaient les boîtes de réception des avocats internes dans sa base de données gratuite et consultable.

La base de données de mémos COVID-19 de Stanford coupe le bruit du coronavirus pour les avocats internes

Lora Blum, directrice juridique chez SurveyMonkey à San Mateo, en Californie, a déclaré qu'elle essayait de trier le volume « écrasant » des mémos COVID-19 du cabinet d'avocats dans des dossiers de courrier électronique, en lisant certains maintenant et en conservant d'autres au fur et à mesure des problèmes.

« Mais le temps qu'il a fallu pour voir où se trouvaient les zones de concentration de chaque mémo était trop », a-t-elle déclaré. « J'ai entendu parler de la base de données via deux réseaux et je l'ai vérifiée. Il était incroyablement utile de>

Blum a dit qu'elle appréciait l'équipe de Stanford qui l'avait mise en place et a recommandé la base de données à d'autres avocats internes.

Elle a expliqué: « Au fur et à mesure que la crise évolue, les questions se posent rapidement et peuvent obtenir des conseils, même généraux, sur des choses comme les ordonnances de refuge sur place, comment les mesures de relance du gouvernement fédéral pourraient avoir un impact sur nos activités, ou comment les problèmes de confidentialité et de sécurité impact notre planification de retour au bureau est super utile. … Être en mesure de répondre rapidement peut être une chose très réconfortante pour nos équipes, alors elles savent que nous réfléchissons aux questions importantes. « 

Un autre utilisateur satisfait était Brian Levey, chef des affaires commerciales et juriste chez Upwork Global Inc. à San Francisco. Levey l'a appelé « un trésor facile à naviguer d'informations COVID-19 utiles en un seul endroit. »

Il a déclaré qu'il utilisait les notes de service pour « éduquer et suppléer rapidement les autres membres de l'entreprise – par exemple, l'équipe du lieu de travail; l'équipe de reporting SEC; l'équipe cybersécurité / infosec opportuns et interfonctionnels liés aux COVID. ”

Levey a déclaré que la seule suggestion qu'il ferait serait de permettre à l'utilisateur de rechercher le texte des mémos ainsi que le titre. Actuellement, la base de données ne contient que le titre de chaque mémo et un lien vers l'article sur le site Web d'un cabinet d'avocats.

La base de données n'efface donc pas l'article et ne viole pas le droit d'auteur d'un cabinet d'avocats. En fait, il s'agit d'une publicité presque gratuite pour le cabinet d'avocats.

Anne Sheehan, ancienne directrice de la gouvernance d'entreprise au California State Teachers’s Retirement System, est maintenant membre du conseil d'administration de L Brands et présidente du comité consultatif des investisseurs de la Securities and Exchange Commission des États-Unis. Elle l’a utilisée pour préparer la réunion du comité consultatif de cette semaine.

« Les entreprises de cette année ne peuvent pas avoir d'assemblée annuelle des actionnaires en personne », a-t-elle expliqué. « Ils doivent se rendre à des réunions annuelles virtuelles. Certains cabinets d'avocats ont donné leur avis sur la divulgation [and other elements of virtual meetings] … Et je l'ai trouvé incroyablement facile à utiliser et à naviguer. J'ai fourni un lien vers d'autres membres du comité. « 

Sheehan a qualifié la base de données de « guichet unique pour savoir ce que les cabinets d'avocats disent aux entreprises de ce qui se passe et comment le gérer ». Elle est également membre du conseil consultatif du Stanford’s Rock Center on Corporate Governance, qui a créé la base de données.

Couper le « bruit écrasant » de toutes les notes de service des cabinets d'avocats a attiré Matt Fawcett, avocat général de NetApp Inc., vers le projet.

Fawcett a déclaré: « Il est difficile de détecter le signal provenant du bruit. Surtout avec les règles, les réglementations et les meilleures pratiques qui changent et évoluent chaque jour et la nécessité de fournir des conseils instantanés dans tous les pays et toutes les régions où nous exerçons nos activités, toute ressource qui peut aider à trouver le signal à travers le bruit est particulièrement précieuse. « 

Par exemple, il a déclaré: « La semaine 1 du coronavirus a été un cas de force majeure. La semaine 2 était Zoombombing. Cette semaine est le retour au bureau. « 

Puis il a ajouté à contrecœur: « La base de données de Stanford, d'après tout ce que j'ai vu, est le meilleur outil pour cela – et il est particulièrement difficile pour moi de l'admettre, en tant qu'alun de Cal. »

Pour Daniel Cooperman, ancien avocat général d'Apple Inc. et maintenant membre du conseil d'administration d'Oracle Corp., la mise à jour fréquente des notes de service lui a valu des éloges.

« Ce sujet a évolué si rapidement, mais vous pouvez à peu près compter sur ce qui est là-dedans est actuel. Il est consultable par titre « , a déclaré Cooperman. « Et peut-être plus important encore pour les avocats internes, il identifie les avocats du cabinet qui travaillent sur ce sujet. »

Il a expliqué: « Surtout lorsqu'il s'agit de grandes entreprises, il peut être difficile de trouver la personne qui a une réponse. »

Cooperman convient que la possibilité de rechercher le texte des articles améliorerait la base de données. Il serait également utile de limiter la recherche à environ cinq entreprises clés choisies par l'utilisateur.

« Utiliser 20, c'est trop à mon avis », a-t-il dit. « Ils se répètent tellement. »

La base de données pourrait permettre aux avocats internes de sélectionner les cinq entreprises pour lesquelles obtenir des notes de service, a déclaré Cooperman, leur permettant de choisir leurs propres entreprises de référence.

Il pense que le projet est si utile pour les avocats internes qu'il suggère de le faire dans d'autres domaines où les règles changent rapidement, comme la fiscalité étrangère ou de nouvelles règles sur les transactions avec la Chine.

Le professeur de droit et de commerce de l'Université de Stanford, Joseph Grundfest, a déclaré que le site pouvait et devait être amélioré. « Nous avons construit cela pratiquement du jour au lendemain et sur une courte distance », a déclaré Grundfest. Maintenant qu'il a été utilisé et qu'il fonctionne, « nous prévoyons d'y ajouter ».

Le site permet déjà de limiter le nombre d'articles à des cabinets d'avocats spécifiques et par date, a-t-il déclaré. « De toute évidence, nous devons mieux mettre en évidence cette fonctionnalité », a-t-il ajouté.

Son équipe travaille également avec le département d'informatique de Stanford sur le déploiement de nouvelles approches de recherche, l'ajout de nouveaux algorithmes. Cela pourrait prendre quelques mois, a-t-il dit.

Il espère également s'entretenir avec des cabinets d'avocats pour obtenir l'autorisation de permettre des recherches en texte intégral. Même s'il pouvait légalement gratter les articles et les fouiller, Grundfest a déclaré: « Je ne considère pas cette approche comme » voisine « ou respectueuse des intérêts des cabinets d'avocats dans leur propriété intellectuelle. »

Il a déclaré que l'équipe envisage également d'ajouter d'autres sujets au-delà de COVID-19 à temps.

Dans l’ensemble, il a déclaré: « Nous avons été satisfaits de la réponse [to the database], et cela a été étonnamment positif. « 

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