En juin 2020, les gouvernements du monde entier étaient préoccupés par deux problèmes : (1) quelles précautions prendre pour endiguer la vague toujours croissante de cas de COVID-19 et (2) comment empêcher les économies nationales de s'effondrer en raison de la crise économique. effets de la pandémie. Une question principale pour de nombreux pays était de savoir s'ils pouvaient mettre en œuvre des protocoles de confinement du COVID-19 sans nuire à leurs économies.

Un certain nombre de gouvernements ont tenté de trouver le bon équilibre politique en mettant en œuvre et en finançant des programmes pour subventionner les employeurs et les employés en difficulté – juste assez de soutien pour traverser les moments difficiles à venir (une maison sur pilotis, si vous voulez). Aujourd'hui, un an plus tard, certains gouvernements commencent à demander aux employeurs de rendre compte de la manière dont ils ont utilisé les fonds publics.

L'Afrique du Sud en est un exemple. Au fur et à mesure que les vaccins sont devenus disponibles, offrant la possibilité d'une aide, le ministère de l'Emploi et du Travail de la République d'Afrique du Sud a commencé à embaucher des auditeurs pour examiner si les employeurs qui ont reçu des fonds en vertu d'une directive d'aide temporaire COVID-19 avaient respecté les termes de leurs accords. Près d'un million d'employeurs pourraient faire l'objet d'un audit.

Le programme d'aide aux employeurs/employés temporaires COVID-19

Le 15 mars 2020, le gouvernement sud-africain a déclaré que la pandémie de COVID-19 était une catastrophe naturelle. Dans le cadre de cette déclaration, les ministres du gouvernement ont été habilités à émettre des directives concernant des questions connexes relevant de leur compétence. Le 23 mars 2020, le gouvernement a annoncé un verrouillage national en raison de la pandémie de COVID-19. Peu de temps après, le 25 mars 2020, le ministre de l'Emploi et du Travail a annoncé le COVID-19 Temporaire Employeur/Employé Relief Scheme (TERS).

Pris dans son ensemble, le TERS est mieux considéré comme un programme de chômage d'urgence. Le gouvernement sud-africain (aux prises avec la question principale mentionnée ci-dessus) a reconnu qu'en raison du verrouillage du COVID-19, les employeurs devraient fermer les opérations physiques. Ceci, à son tour, priverait de nombreux employés de leurs revenus. Alors que certains employeurs pourraient temporairement continuer à payer leurs employés, tous ne pourraient pas le faire, ce qui pourrait nuire considérablement à l'économie.

L'avantage TERS visait à répondre à ces préoccupations. Elle s'appliquait à tous les employeurs inscrits au régime de chômage et

  • en raison de COVID-19, ont fermé leurs opérations pendant trois mois ou une période inférieure ; et

  • subi des difficultés financières.

Une fois que ces employeurs ont terminé le processus de demande TERS et reçu l'approbation du Fonds d'assurance-chômage d'Afrique du Sud (UIF), ils ont reçu des allocations de chômage (calculées sur une échelle mobile) pour chacun de leurs employés. Les prestations devaient être versées aux employés.

En vertu des lignes directrices du TERS, les employeurs participants étaient tenus de verser le pourcentage restant jusqu'à concurrence du salaire régulier d'un employé. Les employeurs étaient également éligibles pour obtenir le remboursement de tout paiement de ce type qu'ils versaient aux employés avant de recevoir les prestations du TERS. La directive TERS prévoyait également une indemnité de maladie pour les employés qui ont dû être mis en quarantaine ou isolés en raison de COVID-19.

Le gouvernement sud-africain a modifié le TERS de diverses manières, notamment en rendant les avantages disponibles uniquement aux industries fermées à divers moments pendant la pandémie, et a finalement étendu le programme pour couvrir la période du 25 mars 2020 au 15 mars 2021.

Les employeurs et les employés sud-africains ont largement utilisé le régime. Au 31 mars 2021, environ 267 000 employeurs et 5,4 millions d'employés individuels avaient bénéficié des fonds TERS, pour un total d'environ 59 milliards de rands en paiements. En raison du niveau élevé d'engagement dans le programme et des sommes importantes déboursées sous forme de paiements TERS, le gouvernement sud-africain est devenu de plus en plus préoccupé par le potentiel de gaspillage et de fraude dans le programme.

Audits UIF

Le 27 novembre 2020, l'UIF a annoncé qu'elle commencerait à auditer les employeurs par l'intermédiaire d'un certain nombre de cabinets d'audit judiciaire. L'UIF n'a pas encore fixé de délai précis pour l'achèvement de l'audit. Le ministre de l'Emploi et du Travail, T. W. Nxesi, député, a annoncé qu'à la fin du mois de mars 2021, 1 052 employeurs avaient été audités pour leur participation au TERS, avec des paiements à 1,3 million de travailleurs vérifiés. Parmi ces employeurs audités, les auditeurs de l'UIF ont retracé 228 millions de rands de fonds TERS qui avaient été frauduleusement réclamés. L'UIF a recommandé qu'au moins 121 employeurs soient jugés dans le cadre de procédures pénales et civiles liées à la fraude présumée.

Le droit de l'UIF d'effectuer des audits est contenu dans la clause " Pouvoirs d'audit de l'UIF " du protocole d'accord que les employeurs éligibles devaient signer pour participer au TERS. Le mémorandum autorise également des amendes et des poursuites judiciaires pour activité frauduleuse.

L'UIF a annoncé la documentation minimale requise que les employeurs audités devront fournir aux cabinets d'audit. Il s'agit des éléments suivants  :

  • Le dossier de candidature UIF COVID-19 TERS

  • Tous les documents et informations fournis à l'UIF au moment de la demande pour chaque période de confinement

  • Relevés bancaires relatifs aux applications COVID-19 TERS

  • Le dossier ressources humaines de chaque collaborateur

  • Rapports de paie pour le temps couvert

  • Preuve de paiement aux employés

  • Preuve de tout remboursement à l'UIF

Il est important de noter que ce seront les documents minimum requis. L'UIF se réserve le droit de demander des documents supplémentaires. Les employeurs peuvent souhaiter conserver tous les documents liés au programme TERS, y compris tous les documents liés aux employés participant au programme TERS, afin de pouvoir répondre à toute demande supplémentaire.

Conclusion

Les audits de l'Afrique du Sud sur l'utilisation par les employeurs des subventions gouvernementales pendant la pandémie de COVID-19 peuvent être alarmants pour de nombreuses entreprises. Au plus fort de la pandémie de COVID-19, il y a eu beaucoup de bouleversements et de déplacements de main-d'œuvre qui ont causé une myriade de problèmes aux employeurs du point de vue des ressources humaines, de la paie et de la gestion des systèmes. Comme le montre l'Afrique du Sud, le potentiel des audits financiers est réel alors que les gouvernements commencent à se remettre de COVID-19, que les programmes de subventions prennent fin et que les travailleurs retournent sur le lieu de travail. En prévision des audits, les employeurs peuvent vouloir conserver toute la documentation relative aux subventions et se conformer aux demandes des auditeurs en temps opportun pour faire preuve de coopération et de transparence.

© 2021, Ogletree, Deakins, Nash, Smoak & Stewart, PC, Tous droits réservés. National Law Review, Volume XI, Numéro 175